In Excel Tabellen, Daten und Listen mit dem AutoFilter filtern: Schritt für Schritt

Ein Spezialfilter in Excel: Der AutoFilter

Ist Ihre Excel Tabelle groß, so dass Ihre Liste viele unterschiedliche Daten enthält, entsteht bei der Bearbeitung der jeweiligen Datensätze oft genug ein Wunsch: Sich ganz gezielt nur bestimmte Datensätze anzeigen zu lassen. Im Grunde wollen Sie eine Filterung vornehmen. Und dies ist in Excel möglich, d.h. Sie können Ihre Datensätze, Ihre Tabellen, Ihre Daten und/oder Listen einfach nach von Ihnen bestimmten Kriterien filtern lassen.

Damit dies gelingt, nutzen Sie die Funktion „AutoFilter“ in Excel 2010, der unkomplizierte, aber auch komplexe Filteraufgaben bewältigen kann. Denn mit dem Excel AutoFilter können Sie durch einfaches Ein- und Ausschalten der Kontrollkästchen bestimmen, welche Zeilen Sie filtern wollen, d.h. Sie entscheiden auf diese Weise, welche sichtbar bleiben und welche ausgeblendet werden sollen.

Zur besseren Veranschaulichung hier ein Video von learningbyviewing.

AutoFilter in Excel 2010: So können Sie Tabellen, Zeilen, Listen und Datensätze filtern

• Öffnen Sie die gewünschte Excel Tabelle.
• Klicken Sie in die jeweilige Liste, die Sie filtern lassen wollen.
• Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der siebten Gruppe Bearbeiten den Befehl Sortieren und Filtern. Klicken Sie diese Schaltfläche an.
• Im Drop-down-Menü klicken Sie auf den Befehl Filtern.
• Excel setzt daraufhin neben die Spaltenbeschriftungen in Ihrer Tabellenliste die AutoFilter-Listenpfeile.
• Klicken Sie auf den jeweiligen Pfeil, dessen Spalte Sie sich (als erstes) filtern lassen wollen.
• Im Drop-down-Menü werden Ihnen verschiedene Filterkriterien angezeigt. Im untersten Feld erscheinen all die Datensätze, die Sie in der jeweiligen Spalte eingegeben haben. Beispielsweise haben Sie in einer Adressliste eine Spalte für PLZ eingerichtet. Excel wird in diesem Feld alle PLZ auflisten, die Sie erfasst haben.
• Wie Sie sehen können, ist für jede Zeile in dieser Spalte ein Kontrollkästchen verfügbar, in dem sich noch ein Häkchen befindet. Zusätzlich ist der Befehl Alles auswählen aktiviert.
• Um in Excel Ihre Tabelle filtern zu lassen, stehen Ihnen zwei Optionen offen:

1. Kontrollkästchen Alles auswählen ausschalten. Daraufhin werden alle Häkchen in den Kontrollkästchen entfernt. Setzen Sie nun ein Häkchen in die Kontrollkästchen, die weiterhin sichtbar sein sollen.
2. Häkchen einfach entfernen. Schalten Sie die Kontrollkästchen aus, die Sie ausblenden wollen. Excel wird daraufhin sofort das Kontrollkästchen Alles auswählen deaktivieren, aber die Häkchen in den Kontrollkästchen belassen, die angezeigt bleiben sollen.

• Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch einen Klick auf OK.
• Ihre Excel Tabelle wurde entsprechend Ihren Kriterien gefiltert. Ihnen werden nur noch die Daten angezeigt, die Sie ausgewählt haben. Und anstelle des AutoFilter-Listenpfeils sehen Sie ein Filter-Symbol. So können Sie mühelos erkennen, welche Spalten Sie haben filtern lassen.

Wollen Sie weitere Einträge in Ihrer Excel Liste filtern lassen, wiederholen Sie diesen Vorgang für die jeweiligen Spalten.