Excel: Arbeitsmappe schützen

Arbeitsmappe schützen in Excel – mit dem Sicherheitskonzept von Excel alles kein Problem

Oftmals entsteht nach Erstellen einer Tabelle oder eines Arbeitsblattes der Wunsch, diese Excel Arbeitsmappe zu schützen.

Dies geschieht meist aus zwei Gründen:

1. Sie wollen Ihre Arbeitsmappe vor dem Zugriff Ihrer Kollegen bzw. unberechtigter Personen schützen.
2. Sie wollen sicherstellen, dass Kollegen, die Zugriff auf Ihr Arbeitsblatt haben, keine Änderungen vornehmen können.

Excel befriedigt auch in diesen Fällen Ihre Bedürfnisse durch sein Sicherheitskonzept. In diesem Sicherheitskonzept unterscheidet Excel zwischen dem Schutz der gesamten Arbeitsmappe und dem Schutz der in dieser Arbeitsmappe enthaltenen Arbeitsblätter. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre gesamte Arbeitsmappe schützen können. Dafür stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung.

Arbeitsmappen schützen in Excel: 2 Optionen, wie Sie Ihre Excel Arbeitsmappe vor ungewollten Änderungen sichern

Die ersten Schritte für beide Optionen sind:

• Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie schützen möchten.
• Klicken Sie auf die grüne angezeigte Registerkarte Datei, um so die Backstage-Ansicht zu öffnen.
• Excel wird automatisch in der Backstage-Ansicht die Rubrik Informationen anzeigen. Dabei erscheinen im mittleren Feld drei Meldungen:
  
  

1. Berechtigungen
2. Für die Freigabe vorbereiten
3. Versionen
   
   

• Klicken Sie neben dem oberen Feld Berechtigungen: Jeder kann diese Arbeitsmappe öffnen und beliebige Teile kopieren und ändern auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Arbeitsmappe schützen.
• Wählen Sie im Drop-down-Menü, die Option, die Sie anwenden möchten:
  
  

1. Als abgeschlossen kennzeichnen: Leser über die Fertigstellung der Arbeitsmappe sowie den Schreibschutz informieren.
2. Mit Kennwort verschlüsseln: Ein Kennwort zum Öffnen dieser Arbeitsmappe vorschreiben.
   
   

• Klicken Sie die gewünschte Option an.

Option Nr. 1: Arbeitsmappen abschließen

Sollen keine Änderungen mehr an Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen werden, sollten Sie diese abschließen. Denn indem Sie Ihre Arbeitsmappe mit der Option Als abgeschlossen kennzeichnen versehen, zeigen Sie nicht nur an, dass dies die endgültige Version ist, sondern Excel deaktiviert auch das Menüband, so dass erst einmal keine Bearbeitung mehr möglich ist.

Ausnahmen, die Sie kennen sollten:

1. Allerdings ist diese Option kein komplettes Sicherheitsfeature, d.h. jedem, dem Sie eine elektronische Kopie Ihrer Arbeitsmappe zukommen lassen, die Sie abgeschlossen haben, kann diesen Status auch wieder aufheben und die Datei dennoch bearbeiten.
2. Wird die Arbeitsmappe mit der Office 2010 Version geöffnet, ist diese nicht länger schreibgeschützt. Zwar ist das Menüband deaktiviert und das Icon Abgeschlossen wird angezeigt, doch durch einen Klick auf die Schaltfläche Trotzdem bearbeiten kann dieser Status wieder mühelos aufgehoben werden.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie auf die oberste Option im Drop-down-Menü - Als abgeschlossen kennzeichnen: Leser über die Fertigstellung der Arbeitsmappe sowie den Schreibschutz informieren.
• Bestätigen Sie die nächste Meldung mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Dadurch wird die Arbeitsmappe gespeichert und als abgeschlossen gekennzeichnet.
• In einem weiteren Fenster erscheint eine weitere Meldung, die Sie über den neuen Status Ihrer Arbeitsmappe informiert. Klicken Sie in diesem Fenster auch auf die Schaltfläche OK.
• Excel wird nun in der Backstage-Ansicht anzeigen, dass Ihre Arbeitsmappe abgeschlossen wurde, indem es das oberste Feld Berechtigungen gelb umrandet und das Icon Abgeschlossen anzeigt.
• Kehren Sie nun zur Ihrer Arbeitsmappe zurück, indem Sie auf die Registerkarte Start klicken.
• Ihre Arbeitsmappe wird angezeigt. Jedoch ist das Menüband verschwunden. Stattdessen finden Sie eine gelb unterlegte Information vor: Als abgeschlossen gekennzeichnet: Ein Autor hat diese Arbeitsmappe als abgeschlossen gekennzeichnet, um die weitere Bearbeitung zu verhindern. Gleichzeitig wird das Icon Abgeschlossen in der Statusleiste angezeigt.

Excel 2010: Arbeitsmappen schützen - Option Nr. 2: Mit Kennwort versehen

• Klicken Sie auf die zweite Option im Drop-down-Menü Mit Kennwort verschlüsseln: Ein Kennwort zum Öffnen dieser Arbeitsmappe vorschreiben.
• Im Menüfenster Dokument verschlüsseln geben Sie Ihr Kennwort ein. Bestätigen Sie diese Eingabe mit OK.
• Im nächsten Menüfenster Kennwort bestätigen wiederholen Sie Ihre Eingabe des gleichen Kennwortes. Bestätigen Sie auch hier Ihre Eingabe durch Klicken auf OK.
• Excel zeigt dann in der Backstage –Ansicht unter dem Punkt Berechtigungen den Hinweis Zum Öffnen dieser Arbeitsmappe ist ein Kennwort erforderlich an.
• Wichtiger Hinweis: Notieren Sie sich unbedingt Ihr Kennwort – und zwar in der von Ihnen genutzten Groß-/Kleinschreibung. Denn Sie können Ihre Arbeitsmappe nur dann wieder öffnen, wenn Sie Ihr Kennwort korrekt eingeben. Sollten Sie Ihr Kennwort einmal verlieren, ist auch Ihre Arbeitsmappe verloren. Denn Microsoft kann verlorene oder vergessene Kennwörter, die Sie vergeben haben, nicht ermitteln.
• Nachdem Sie Ihre Arbeitsmappe geschlossen haben und wieder öffnen wollen, fordert Excel Sie im Menüfenster Kennwort auf, das Kennwort, das Sie dieser Arbeitsmappe zugeteilt haben, einzutippen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf OK. Haben Sie Ihr Kennwort korrekt eingegeben, wird die Arbeitsmappe geöffnet.