Excel Formeln: Setzen Sie Namen für die absoluten Bezüge ein

Excel: Absoluter Bezug kann auch mit Namen umschrieben werden

Befinden sich innerhalb Ihrer Excel Tabelle absolute Bezüge, wird Ihnen in der Bearbeitungsleiste in Excel 2010 oder Excel 2007 angezeigt, wo sich die in einer Excel Formel verwendeten Daten befinden. Meist sind es dann Angaben wie =C7/$C$9, die dann den absoluten Bezug anzeigen, aber in der Schnelle schwer zu entziffern sind. Denn Sie müssen einen Moment überlegen, zu welcher Excel Zelle denn Excel nun Bezug genommen hat.

Allerdings können Sie dies ändern und sich dadurch die Arbeit erleichtern, um so Zeit zu sparen. Denn ein absoluter Bezug muss nicht Excel Formeln anzeigen, sondern kann mit einem Namen die Bezugnahme angeben – beispielsweise Gesamtkosten, Benzinverbrauch, Krankenstand, Fluktuation, Reklamationen pro Woche. Das Vergeben von Namen hat drei Vorteile:

1. Das umständliche Eingeben von absoluten Bezügen entfällt.
2. Die Formeln in Excel werden verständlicher – für Sie selbst, für Ihre Kollegen oder das Team, die mit Ihrer Excel Tabelle arbeiten.
3. Sie können bei einer späteren Bearbeitung wie dem Einfügen weiterer, neuer Daten schnell nachvollziehen, zu welcher Excel Zelle Sie Bezug genommen haben.

Excel: Absolute Bezüge mit Namen versehen – 2 Tipps, die den Nutzen steigern

Tipp 1: Nutzen Sie die textliche Angaben Ihrer Excel Tabelle

In der Regel vergeben Sie für einzelne Excel Zellen oder Excel Spalten ja Angaben und/oder Überschriften. So werden Sie vielleicht Monat, Woche oder Tag eintragen. Oder die Namen einzelner Kunden, um den monatlichen Umsatz zu kontrollieren. Solche textlichen Angaben beziehen sich auf eine Excel Zelle, zu der Sie einen absoluten Bezug herstellen. Diese Angabe können Sie dann auch als Namen für den absoluten Namen nutzen.

Tipp 2: Neuen Namen vergeben

Haben Sie keine textlichen Angaben in Ihrer Excel Tabelle verwendet oder diese Angaben sind für Sie nicht treffend genug, sollten Sie sich im Vorfeld überlegen, wie Sie den absoluten Bezug benennen möchten. Wählen Sie einen Namen, der verständlich ist und der verdeutlicht, welchen Bezug Sie herstellen wie beispielsweise Gesamtkosten, Umsatz Senioren. Denn je prägnanter der Name ist, umso leichter können Sie eine Verbindung zwischen den einzelnen Excel Zellen herstellen.

Excel: Absoluter Bezug durch Namen ersetzen – so gelingt es

• Öffnen Sie die gewünschte Excel Tabelle.
• Setzen Sie den Cursor in die Excel Zelle, der Sie einen Namen zuweisen möchten. Dadurch wird diese markiert - ein schwarzer Rahmen umgibt diese Excel Zelle.
• Gleichzeitig zeigt Ihnen Excel 2010 oder Excel 2007 oben in der Excel-Bearbeitungsleiste zwei Dinge an:

1. Ganz links außen: Die Zellangabe wie C10 oder F12.
2. In der Mitte nach der Schaltfläche fx (Funktion einfügen): Entweder wieder die Zellangabe wie C10, den Zahlenwert oder die Formel, die in dieser Excel Zelle angewandt wurde.

• Klicken Sie in die Excel-Bearbeitungsleiste ganz links außen. Geben Sie den Namen ein, den Sie dieser angezeigten Excel Zelle geben möchten.
• Bestätigen Sie durch Drücken der Returntaste. Excel übernimmt nun sofort den Namen und zeigt ihn statt der vorherigen Zellangabe an.
• Setzen Sie Ihren Cursor in die Excel Zelle, in der Sie nun den absoluten Bezug erstellen möchten. Geben Sie dabei folgende Formel ein (Beispiel): =G5/Gesamtkosten. Also benennen Sie nach dem Gleichheitszeichen wie gewohnt die Excel Zelle, beispielsweise G5. Doch statt nun mühsam den absoluten Bezug herzustellen, geben Sie erst die Rechenart – multiplizieren, dividieren, addieren, subtrahieren – ein. Tippen Sie danach den Namen, den Sie der Excel Zelle für den absoluten Bezug gegeben haben, beispielsweise Gesamtkosten.
• Drücken Sie die Returntaste. Excel zeigt Ihnen das Ergebnis Ihrer Berechnungen an.
• Markieren Sie wieder Ihre bearbeitete Excel Zelle – beispielweise G5. Setzen Sie Ihre Maustaste auf den schwarzen Punkt rechts unten und ziehen Sie diese bis zu den Excel Zellen auf, für die Sie mit dem absoluten Bezug eine Berechnung erstellen möchten – beispielweise von G5 bis G8.
• Lassen Sie anschließend die Maustaste los.
• Excel zeigt Ihnen für alle markierten Zellen die entsprechenden Ergebnisse an.
• Zu guter Letzt: Klicken Sie eine einzelne Zelle dieser Berechnungen an. Wenden Sie Ihre Aufmerksamkeit der Bearbeitungsleiste zu. Sie werden erkennen: Excel gibt nun in der Excel Formel den absoluten Bezug mit dem von Ihnen gewählten Namen an.