Excel 2007: Vordefinierte Zahlenformaten kennen und optimal einsetzen

Excel 2007 enthält viele Zahlenformate. Einige erleichtern Ihnen die Darstellung Ihrer Zahlen wie die Bruch-Kategorie. Andere ermöglichen es Ihnen Datum oder Uhrzeiten in Ihre Tabelle aufzunehmen. Und so manche, wie die Kategorie Wissenschaft, hilft Ihnen große Zahlen verkürzt anzuzeigen. Lernen Sie jetzt die verschiedenen Optionen der Zahlenformate kennen.

Weisen Sie einer Zelle ein Zahlenformat zu

So gehen Sie vor:

• Geben Sie in die Zelle oder in den Zellbereich Ihre Zahlen bzw. Daten ein.
• Markieren Sie anschließend die Zelle oder den Zellbereich, denen Sie ein bestimmtes Zahlenformat zuweisen möchten. Alternativ: Markieren Sie die leere Zelle, wählen das Zahlenformat aus und geben dann Ihre Daten ein.
• Öffnen Sie die Registerkarte Start.
• Klicken Sie in der vierten Gruppe Zahl auf die oberste Schaltfläche, in der Regel wird dort Standard stehen.
• Im Drop-down-Menü zeigt Ihnen Excel 2007 nun die vordefinierten Zahlenformate an:
  • Standard: Zeigt Ihnen die Daten Ihrer Zelle so an, wie Sie diese eingegeben haben.
  • Zahl: Hier können Sie festlegen, wie viele Dezimalstellen Sie nutzen möchten, d.h. wie beispielweise Tausendertrennzeichen angezeigt werden. Die Vorgabe von Excel 2007 liegt bei 2 Dezimalstellen.
  • Währung: Sie können hier die entsprechende Währung auswählen, die Ihren Zahlen zugeordnet werden soll. Standardmäßig gibt Excel 2007 die Euro-Währung € an.
  • Buchhaltung: Formatiert Ihre Zahlen im Buchhaltungsstil, d.h. es wird automatisch die jeweilige – standardmäßig wieder € - Währung angezeigt. Und bei der Eingabe der Null setzt Excel 2007 einen waagrechten Strich.
  • Datum: Hier können Sie zwischen kurzer (nur die Zahlen) oder langer (mit Tagangabe) Datumsangabe wählen.
  • Uhrzeit: Stellt Ihre Zahlen als Uhrzeit dar.
  • Prozent: Ihre Zahlen werden automatisch mit der Zahl 100 multipliziert. Excel 2007 zeigt dies mit der dem Zeichen % an, das es hinter die Zahl stellt.
  • Bruch: Zeigt Ihre Dezimalzahlen als Bruch dar.
  • Exponentialzahl/Wissenschaft: Große Zahlen werden verkürzt, d.h. aus dem Wert 5.000.000,00 wird der Wert 5,00E+06.
  • ABC/Sonderformat: Hier finden Sie Formate für Postleitzahlen, ISBN-Nummern, Sozialversicherungsnummern.
  • Klicken Sie die gewünschte Kategorie an. Excel 2007 wandelt den Inhalt Ihrer Zelle sofort in das gewünschte Zahlenformat um.

Wichtiger Tipp:

Sollten Sie das Zahlenformat für Datums- oder Uhrzeiteingaben nutzen, empfiehlt es sich, dieses unbedingt zu aktivieren bevor Sie Ihre Eingabe machen. Denn abhängig davon, wie Sie Ihre Zahlen eingeben, wandelt Excel 2007 diese nicht korrekt um. Bei sehr langen Datumsangaben wie beispielsweise 12062010 kann es passieren, dass Excel 2007 einfach nur Kreuze  - ######### - in die Zelle platziert. Oder es wird zwar ins richtige Format – also 18. April 2285 gesetzt – aber wie Sie am geschriebenen Beispiel sehen, setzt Excel einfach Fantasiedaten ein. Bei der Nutzung der Zeit setzt Excel 2007 oft einfach 00.00.00 ein.

Alle anderen Formate sind dagegen einfach zu bedienen, d.h. Sie können Ihre Zahlendaten hintereinander in die Zelle schreiben – wie beispielsweise 1234499 – und beim Anklicken von beispielsweise dem Währungsformat  wandelt Excel 2007 dies ohne Probleme in 1.234.499,00 € um.

Wählen Sie weitere Formate und Einstellungsmöglichkeiten aus

Bei einigen Kategorien müssen Sie eine Feineinstellung vornehmen, um wirklich Ihre Zahlen so umgewandelt zu bekommen, wie Sie dies möchten und benötigen. Solche Kategorien sind beispielsweise Bruch, Sonderformat, Währung, Buchhaltung, Datum oder auch Uhrzeit.

• Klicken Sie in der Gruppe Zahl auf den kleinen Pfeil rechts unten. Oder falls Sie das Drop-down-Menü der Zahlenformate noch geöffnet haben, klicken Sie im unteren Teil auf Mehr.
• Im geöffneten Menüfenster Zellen formatieren finden Sie auf der linken Seite die Liste der Kategorien. Wählen Sie die gewünschte aus: Klicken Sie diese an.
• Ändern Sie im Dialogfeld die vorgegebene Einstellung – beispielsweise in der Kategorie Buchhaltung wählen Sie statt der Euro-Währung im Textfeld Symbol die Währung $. Englisch (USA) aus.
• Bestätigen Sie Ihre Änderung, indem Sie auf OK klicken.