Excel 2013 Funktionen: „Blitzvorschau“ erleichtert das Arbeiten

Microsoft Excel 2013: Die Blitzvorschau fügt zusammen oder extrahiert

Microsoft Excel lebt von Zahlen. Um diese Zahlen zuzuordnen, enthalten die meisten Excel-Tabellen auch Text. Ob es Informationen über den Vornamen und Zunamen des Kunden sind. Ob es Adressen oder Angaben zu Produkten sind. Wieder und wieder werden in den einzelnen Zellen und Spalten Informationen erfasst.

Nach dem Erstellen der Excel-Tabelle entstehen bei der Bearbeitung der Tabelle jedoch Situationen, in denen beispielsweise zwei Textspalten zusammengefügt oder einzelne Informationsaspekte aus der Zelle extrahiert werden sollen. Grundsätzlich ist dieser Wunsch mit Excel problemlos möglich. Excel 2013 bietet jetzt jedoch eine weitere neue Funktion, die die Lösung dieses „Problems“ zu einem Kinderspiel macht: Die Blitzvorschau in Excel 2013.

Denn mit der Blitzvorschau kopiert Excel 2013 Ihre Vorgabe, d.h. Sie machen Excel die gewünschte Prozedur einfach einmal vor und Excel führt sie automatisch für den Rest der Spalte bzw. Zelle aus.

Excel 2013 Formeln und Funktionen: Die Blitzvorschau im Einsatz

Die Excel Funktion Blitzvorschau ist sehr leistungsfähig – und viele Datenübertragungen gelingen mühelos. Nur, wie so oft, hat auch diese Funktion seine Schwächen. Die Blitzvorschau „denkt“ bei manchem Einsatz nicht genug mit, so dass Fehler bei der blitzschnellen Übernahme von Text-Daten entstehen können. Solche Schwächen lassen sich jedoch korrigieren – und schmälern den Verdienst der Blitzvorschau auf keinen Fall.

Excel 2013 Blitzvorschau: Schritt für Schritt

Sie wollen in Excel den eingetragenen Text auf zwei Spalten/Zellen aufsplitten.

• Excel soll Ihr Vorgehen kopieren. Deshalb geben Sie die erste Postleitzahl in die dafür vorgesehene Spalte und Zelle ein.
• Gehen Sie zur nächsten Zeile. Jetzt müssen Sie nur noch die erste Ziffer der Postleitzahl eingeben. Excel 2013 aktiviert sofort die Blitzvorschau, d.h. Excel füllt blitzschnell den Rest der Spalte aus.

• Um den Vorschlag zu übernehmen, heißt es: Kontrollieren (siehe Zeile 7 Dresden!) und mit der Return-Taste bestätigen, wenn alle übernommenen Daten korrekt sind. Ansonsten bitte zum nächsten Schritt.
• Falls eine Texteingabe von Excel 2013 falsch übernommen wurde, löschen Sie Ihre zwei Eingaben – also in diesem Fall die PLZ von Recklinghausen und Berlin.
• Markieren Sie die Spalte und den Zellbereich, die für die Postleitzahlen vorgesehen sind.

• Öffnen Sie die Registerkarte Start. Aktivieren Sie in der vierten Gruppe Zahl im Menüfenster den Befehl Text, indem Sie auf den kleinen Pfeil klicken und im Drop-down-Menü den entsprechenden Befehl Text Ihr gewählter Befehl erscheint daraufhin im Menüfenster. Durch diesen Trick haben Sie Excel 2013 einen Fakt mitgeteilt: Die Daten in der Spalte und den Zellen sollen nicht als Zahlen angesehen werden, sondern als Text. Aus diesem Grund wird Excel 2013 auch nicht länger die 0 aus der Postleitzahl von Dresden löschen.
• Wiederholen Sie die ersten beiden Schritte – also erste Postleitzahl komplett in der vorgesehenen Spalte eingeben. Die erste Ziffer der Postleitzahl von Berlin eintippen. Die Blitzvorschau übernimmt nun korrekt all Ihre Daten.

• Bestätigen Sie die Blitzvorschau mit dem Drücken der Return-Taste.
• Wiederholen Sie die Schritte für die Übertragung der Ortsnamen. Die Blitzvorschau in Excel wird alles schnell und korrekt übernehmen.

Blitzvorschau funktioniert nicht in Excel 2013

Excel und seine Funktion Blitzvorschau hat neben der obengenannten Schwäche manches Mal ein Startproblem. Sie führen die Schritte aus – und es geschieht nichts. Dies kann folgende Ursache haben:

1. Funktion Blitzvorschau ist deaktiviert

• Öffnen Sie die Backstage-Ansicht, indem Sie auf die Registerkarte Datei
• In der linken Navigationsliste klicken Sie auf den Befehl Optionen.
• Im Menüfenster Excel-Optionen auf den Befehl Erweitert. Prüfen Sie, ob in der Rubrik Bearbeitungsoptionen vor dem Befehl Automatische Blitzvorschau ein Häkchen steht. Falls nein, setzen Sie eins in das Kontrollkästchen – und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

2. Weiterhin kein Starten der Blitzvorschau: Manuell aktivieren

Sollte Excel 2013 trotz Häkchen vor dem Befehl Automatische Blitzvorschau diese Funktion nicht starten, helfen Sie ein wenig nach.

• Öffnen Sie die Registerkarte Daten.
• Klicken Sie in der vierten Gruppe Datentools auf die Funktion Blitzvorschau. Oder alternativ nutzen Sie die Shortcut-Tastenkombination STRG + E.