Elektronische Rechnung schreiben: Ab 01.07. können Rechnungen per E-Mail als E-Rechnung versendet werden

Elektronische Rechnung: Rechnung schreiben durch Steuervereinfachungsgesetz erleichtert

Das Rechnung schreiben wird nun einfacher, denn ab dem 01.07.2011 können Unternehmer laut Steuervereinfachungsgesetz Rechnungen als Elektronische Rechnung bzw. E-Rechnung an den Empfänger elektronisch, also z. B. per E-Mail, ohne weitere bürokratische Hürden übermitteln. Voraussetzung ist, dass der Adressat dem papierlosen Verfahren zugestimmt hat.

Elektronische Rechnung wird elektronisch ausgestellt und empfangen

Eine elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Dazu zählen Rechnungen, die per E-Mail, als PDF- oder Textdatei, im EDI-Verfahren, per Computer-Telefax, Fax-Server oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden.

E-Rechnung rechnet sich: Rechnung schreiben per E-Mail spart Milliarden

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) geht davon aus, dass die von der Bundesregierung prognostizierten Einsparungen durch die Erleichterung des elektronischen Rechnungsverkehrs in Milliardenhöhe langfristig realisierbar sind. Insbesondere die Beseitigung der bisherigen Rechtsunsicherheit begrüßt der Verband. Bisher genügte Leistungsempfängern für Zwecke der Umsatzsteuer bei Flug- oder Bahntickets ausnahmsweise ein PDF-Dokument. In allen anderen Fällen jedoch, z. B. bei Telefonrechnungen, konnte bei einem Versand per E-Mail kein Vorsteuerabzug ohne komplizierte elektronische Signatur geltend gemacht werden.

Pflichtangaben bleiben unverändert

Die erforderlichen Angaben, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss, sind unverändert geblieben. Die Pflichtangaben findet sich in § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz (UStG):

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers. 

Für Kleinbetragsrechnungen gelten Erleichterungen

Beachten Sie, dass diese Angaben für Rechnungen mit einem Betrag von über 150 € brutto gelten. Für Rechnungen darunter, sogenannte Kleinbetragsrechnungen, gelten Erleichterungen. Sie müssen die umfangreichen Angaben, die im Umsatzsteuerrecht gefordert werden, nicht enthalten. Vielmehr genügen folgende Angaben:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,

2. Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
3. Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe,
4. Steuersatz für die Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung,
5. Ausstellungsdatum der Rechnung.