2 Minuten-Aufgaben müssen nicht immer sofort erledigt werden

Um die eigene Effektivität zu erhöhen, wird Ihnen oft geraten, 2 Minuten-Aufgaben stets sofort zu erledigen. Doch so klug ist dieser Tipp nicht immer. Erfahren Sie jetzt 3 Gründe, warum Sie gerade bei 2 Minuten-Aufgaben Ihr Zeitmanagement auch zu Rate ziehen sollten.  

Grund Nr. 1: Sie unterbrechen Ihr konzentriertes Arbeiten

Ob Sie nun einen Brief an den Kunden schreiben, eine Reklamation bearbeiten oder eine Rede formulieren, bei all diesen Tätigkeiten fallen garantiert Aufgaben an, die Sie in (weniger als) 2 Minuten erledigen können. Sei es, eine Unterlage zu kopieren; sei es, ein Dokument abzuheften; sei es, etwas nachzufragen. In der Regel werden Sie sogar dem Impuls, diese Aufgabe sofort auszuführen, folgen. Leider! Denn Sie unterbrechen dadurch Ihr konzentriertes Arbeiten. Im Klartext: Sie müssen sich nach dieser 2 Minuten-Aufgabe erst wieder in Ihre komplexere Tätigkeit einfinden.

Deshalb mein Tipp:

Überlegen Sie bei jeder anfallenden 2 Minuten-Aufgabe kurz, ob Sie diese zur Vollendung Ihrer komplexeren Tätigkeit sofort benötigen. Falls ja, erledigen Sie diese. Falls nein – und dies wird in der Mehrheit der Fällen sein – verrichten Sie diese kurze Aufgabe am Ende Ihrer schwierigeren Arbeit.

Grund Nr. 2: Aufgaben nicht zu bündeln, kostet Sie ein Mehr an Zeit

Viele dieser 2 Minuten-Aufgaben sind Tätigkeiten, die Sie bündeln sollten. D.h. sammeln Sie beispielsweise Ihre Telefonate auf einer Liste und erledigen Sie diese in einem Pulk. Ebenso verfahren Sie mit dem Beantworten und Sichten Ihrer E-Mails, bei dem Abheften Ihrer Unterlagen, beim Kopieren einzelner Dokumente.

Deshalb mein Tipp:

Vermerken Sie auf der 2 Minuten-Aufgabe zu welcher Tätigkeitsgruppe (wie Telefonate, Ablage, Kopieren) diese gehört. Erledigen Sie diese schließlich innerhalb der Zeitspanne, die Sie in Ihrem Zeitmanagement für diese Tätigkeitsgruppe eingeplant haben.

Grund Nr. 3: Sie riskieren, Zeitdieben in die Falle zu gehen

So manche 2 Minuten-Aufgabe entpuppt sich im Nachhinein als 15 Minuten-Aufgabe. Die Ursache: Ein Zeitdieb hat zugeschlagen. Ob Sie nun am Kopierer ein Schwätzchen mit dem Kollegen halten, beim Telefonat mit dem Kunden in ein Dauergespräch verwickelt werden oder beim Ablegen einer Unterlage, beginnen die Hängemappe neu zu sortieren – all diese Zeit  müssen Sie zu den ursprünglichen 2 Minuten hinzuaddieren.

Deshalb mein Tipp:

Fragen Sie sich, ob Sie beim Erledigen dieser 2 Minuten-Aufgabe Gefahr laufen, einen Zeitdieb zu aktivieren. D.h. schätzen Sie sich und Ihr Verhalten gut ein. Wenn Sie beispielsweise dazu tendieren, auf dem Weg zum Kopierer bei dem einen oder anderen Kollegen im Büro vorbeizuschauen, lohnt es sich in jedem Falle, diesen Weg nur einmal am Tag zu machen – und alle Unterlagen, die Sie kopieren müssen, zu bündeln.