Zeit ist Geld: Bei Meetings Kosten sparen und Effizienz steigern

Meetings sind notwendig – jedenfalls die meisten. Eins ist jedoch sicher: Meetings kosten nicht nur Zeit, sie verursachen auch Kosten, nämlich Personalkosten. Und diese liegen so manches Mal höher, als der monetäre Gewinn der Besprechung. Deshalb zücken Sie ruhig einmal Ihren Taschenrechner, bevor Sie ein Meeting einberufen.

Effizientes Meeting – auch bei den Kosten?

Notieren Sie kurz,

• wer soll alles bei diesem Meeting teilnehmen?
• welches Ziel – gerade in monetären Zahlen – soll erreicht werden?
• wie hoch schätzen Sie die Durchschnittsgehälter der Anwesenden?
• wie hoch liegt Ihr eigener persönlicher Stundensatz?
• wie lange soll das Meeting dauern?

Beispiel:

Sie wollen in einem 1-stündigen Meeting mit dem 10-köpfigen Team eine 100-Euro-Entscheidung besprechen. Sie schätzen die Durchschnittsgehälter der Mitarbeiter zwischen 2.500 und 5.000 Euro. Dies wäre ein Stundensatz von 15,62  Euro bzw. 31,25 Euro. Damit lägen Sie weit über den 100-Euro. Der Kosten-Nutzen-Faktor des Meetings ist somit sehr fraglich.

Effizientes Meeting – auch bei den Kosten!

Überlegen Sie:

• Wer muss wirklich am Meeting teilnehmen?
• Wie können Sie durch ein verringertes Personalaufkommen Kosten einsparen?
• In welcher Weise können Sie das Meeting optimieren?
  • Gute Vorbereitung, um so zügig die Punkte besprechen zu können?
  • Verbesserte Kommunikation, um beispielsweise Vielschwätzer zu stoppen?
  • Konsequente Forderung einer Vorbereitung durch den Mitarbeiter?
  • Stoppen der Zeit, um alle – auch sich selbst – zur Einhaltung des Verlaufs zu erziehen?
• Welche Alternativen zu Meetings gäbe es, die dieses oder sogar ein besseres Ergebnis erzielen würden?
  • Informationsvermittlung via E-Mail oder Rundschreiben?
  • Meetings mit den Teamleitern?

Mein Tipp:

Zeit ist Geld – auch bei Ihren Meetings. Doch bevor Sie nun etliche Besprechungen streichen, führen Sie erst einmal einen konsequenten Optimierungsprozess bei Ihren Meetings durch. Denn je effizienter ein Meeting geführt wird, umso eher stimmt der Kosten-Nutzen-Faktor.