Wertvolle Zeit sparen mit HR Software

Eine der zeitaufwändigsten Arbeiten in einem Unternehmen ist die Personalverwaltung. Hier ist vor allem der Aufwand für die Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten, Zeugnissen, etc. immens. Eine große Zahl an Software zur Personalverwaltung ist in den vergangenen Jahren erschienen und hat sich zum Ziel gemacht, die Abläufe und die Verwaltung der Mitarbeiter soweit es geht zu vereinfachen.

Welche Funktionen kann eine HR Software übernehmen?

Moderne HR Software kann eine Vielzahl an Funktionen übernehmen. Dazu gehört etwa die Termin- und Urlaubsplanung oder - in Verbindung mit Buchhaltungssoftware - die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die größte Zeit- und Arbeitsersparnis haben Sie jedoch aufgrund der Möglichkeit, die meisten Akten und Unterlagen zu digitalisieren. So können etwa Briefe, Abrechnungen, Zeugnisse, etc. alle unkompliziert und bequem über das System erstellt und in digitaler Form gespeichert werden. Die Mitarbeiter oder Sie können so selbst entscheiden, wann bzw. ob Sie ein spezielles Dokument ausdrucken möchten oder nicht. So bleiben alle Abläufe übersichtlich und es lässt sich viel Zeit sparen.

Welche Formen von Personalverwaltungssoftware gibt es?

Generell haben sich zwei Lösungen bei der Personalverwaltung durchgesetzt. Zum einen gibt es die sogenannten integrierten Lösungen. Diese kombinieren eine Vielzahl von Software und Aufgaben in einem Programm. Häufig sind diese Programme modular, sodass Sie bei Bedarf verschiedene Module hinzufügen oder abbestellen können. Auf der anderen Seite stehen die spezialisierten Systeme. Im Gegensatz zu integrierten Softwarelösungen, spezialisieren diese sich auf einen bestimmten Bereich oder auf eine bestimmte Aufgabe. Ein Beispiel ist etwa der HAUFE ZEUGNIS MANAGER PREMIUM 2016, speziell für die Erstellung und Digitalisierung von Auszeichnungen und Arbeitszeugnissen. Der Vorteil der speziellen Lösungen ist, dass Sie individuell und entsprechend Ihrer Anforderungen die HR digitalisieren können. Außerdem können Sie sich so für jeden Bedarf eine entsprechende Softwarelösung suchen, die ggf. mit anderen Programmen in Ihrer Abteilung zusammenarbeitet.

Inhouse Hosting oder Cloud Lösung?

Eine weitere Frage, die sich bei der Verwendung von HR Software stellt, ist die nach einer passenden Lösung. Hier können Sie inzwischen fast immer wählen zwischen einer Lösung, die auf Ihren eigenen Servern und System läuft - auch inhouse Lösung genannt - sowie zwischen Cloud Lösungen. Bei letzteren stellt Ihnen der Softwareentwickler gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr das Programm zur Verfügung. Beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile. So sind zum Beispiel Cloud Lösung unabhängig vom eigenen Internet erreichbar und werden darüber hinaus vom Entwickler aktualisiert, eingerichtet und installiert. Auf der anderen Seite ist der Zugriff auf die Software begrenzt und Sie müssen sich hier auf einen anderen Anbieter verlassen. Dies kann besonders in Bezug auf den Datenschutz schwierig werden. Das ist auch der Grund, warum firmeninterne Reglungen häufig voraussetzen, dass die Software auf den eigenen Servern laufen muss.

Für welche Lösung Sie sich auch entscheiden und ganz egal welchen Weg Sie gehen: Personalsoftware kann Ihnen viel Arbeit und Aufwand abnehmen und darüber hinaus die Papierkosten deutlich senken. Einmal eingeführt und eingerichtet, ist die Personalsoftware flexibel und dank der Digitalisierung von Daten und Unterlagen sind diese schnell und auch nach langer Zeit noch einfach und unkompliziert aufzufinden.