Optimales Büromanagement: Mit dem Ablagesystem A-P-DOK ganz einfach

Nutzt jeder Ihrer Mitarbeiter sein eigenes, individuelles Ablagesystem und entsteht dadurch bei Ihnen und den Kollegen oft Ratlosigkeit, wenn Sie etwas suchen müssen? Herrscht bei einigen Ihrer Mitarbeiter ein großes Chaos, weil zu viel Zeit darauf verwendet wird Dokumente zu suchen oder richtig abzulegen? Dann schaffen Sie konkret Abhilfe, indem Sie ein Ordnungssystem etablieren, das für alle leicht anzuwenden ist. Nutzen Sie das A-P-DOK-Prinzip.

Das A-P-DOK-Prinzip in der Anwendung:

Für Alles nur noch drei Ablagefächer

Alle Dokumente, ob Briefe, Berichte, Memos, Protokolle, Aufträge, Kataloge, Zeitschriften oder Bücher, werden in drei Haupt-Kategorien eingeteilt und entsprechend abgelegt. Dabei steht

• A für Administration.
  Hierzu gehört alles, was die Selbstverwaltung des Unternehmens bzw. der Abteilung betrifft, z.B. Spesenpapiere, Steuerbelege, Sitzungsprotokolle, Bestellung von Büromaterial, Korrespondenz zur Ablage, Posteingang und –ausgang sowie erstellte Rechnungen.
  
  
• P für Projekt.
  In diese Hauptkategorie gehören Unterlagen, die das Geschäft des Unternehmens betreffen, z.B. Dokumente über die Produkte bzw. Dienstleistungen, aktuelle Projekte und deren Verwaltung, laufende Akquisitionsunterlagen, Dokumente zur Endabwicklung, Konzepte, Verhandlungsdokumente oder Verträge.
  
  
• DOK für Dokumentation.
  Diese dritte Hauptkategorie umfasst alle Unterlagen, die dem Bereich Literatur zuzuordnen sind, z.B. Lexika, Kataloge, Zeitungen, Fachzeitschriften, Projektbeschreibungen, Fachliteratur, Adressdateien oder Werbung des Unternehmens.

Dank diesem A-P-DOK-Prinzip, das die Dokumentalistin Edith Stork entwickelt hat, reduzieren sich die Zeiten, die fürs Suchen, Finden, Neuausdrucken oder Ersetzen benötigt werden, in der Regel bis zu 15 Prozent der Arbeitszeit. Ein einheitliches Büromanagementsystem, wie das A-P-DOK-Prinzip, ermöglicht es, eine ganzheitliche Lösung zu etablieren und so die effiziente Abwicklung von sämtlichen Büroabläufen zu garantieren. Gleichzeitig gewährleistet es Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Ablage der Kollegen zu kennen, da nach den drei Hauptkategorien einsortiert wird. Das ist ein eindeutiger Gewinn für jedes Unternehmen.

Checkliste zum Download

Damit dieser Gewinn auch erhalten bleibt, prüfen Sie mit Hilfe unserer Checkliste: Das A-P-DOK-Prinzip im Einsatz regelmäßig, ob dieses auch richtig umgesetzt wird.

Für alles das gleiche Ordnungsschema

Bevor Sie, Ihr Team oder Ihre Abteilung alle Dokumente entsprechend dieses Büromanagement-Systems ablegt, muss deutlich sein, dass alle Ordner immer nach diesen drei Hauptkategorien angelegt werden. Das bedeutet, Verträge, Aufträge und Konzepte werden in die Hauptkategorie P eingeordnet. Innerhalb dieser Hauptkategorie gibt es natürlich in ein entsprechendes Unterverzeichnis, also einzelne Ordner. Beachten Sie dabei:

• Es wird nach dem Alphabet beschriftet und eingeordnet.
• Auf den Etiketten der Ordner bzw. Hängemappen stehen ein Begriff und eine Jahreszahl.
• Der Inhalt der Ordner wird alphabetisch geordnet.
• Notfallordner oder –hängemappen für Diverses, Interessant, Allgemeines oder Varia sind nicht mehr erlaubt. Diese Ordner sind für das Unternehmen verloren, da keiner – auch derjenige, der diese so beschriftet hat – mit ihnen arbeitet. Der Inhalt wird zwar abgelegt, aber nicht mehr genutzt. Fazit: Werfen Sie solche Unterlagen lieber gleich weg.
• Nutzen Sie farbige Etiketten, um die drei Hauptkategorien bereits optisch hervorzuheben. Vielleicht Grün für A = Administration, Rot für P = Projekt und Gelb für DOK = Dokumentation.
• Legen Sie in jedem Fall für das Unterverzeichnis, also die einzelnen Ordner innerhalb einer Hauptkategorie, einen schriftlichen Organisationsplan an, der anzeigt, welche Unterlagen, in welchem Ordner zu finden sind. Dieser Organisationsplan wird an die Innenseite der Schranktür geklebt.