Gut organisiert? 3 Indikatoren offenbaren eine mangelhafte Büroorganisation

Effiziente Büroorganisation lässt sich schnell erkennen

Gut organisiert will jeder an seinem Arbeitsplatz sein. Es soll schließlich Ordnung im Büro herrschen und die Organisation im Büro die eigenen Arbeitsabläufe unterstützen. Doch leider trägt das Büromanagement nicht immer zu der Effizienz im Büro bei. Prüfen Sie deshalb mit Hilfe der 3 Indikatoren, ob Sie über eine effiziente Büroorganisation verfügen oder nicht.

Gut organisiert oder weniger gut organisiert? Das ist hier die Frage

Indikator Nr. 1 für mangelhafte Büroorganisation: Häufiges Nachfragen

Ein typisches Zeichen für ein schlecht funktionierendes Büromanagement ist: Häufiges Nachfragen zu Arbeitsunterlagen. Angefangen bei der simplen Frage „Wo finde ich…?“ bis hin zu der Aussage „Im Bericht fehlen die Auswertungen“ oder „Sollte ich nicht folgende Informationen in die Präsentation einbauen? Diese liegen mir noch immer nicht vor…“ Müssen Sie, Ihre Kollegen und/oder Mitarbeiter ständig nachfragen, um überhaupt die eigene Arbeit verrichten zu können, ist es höchste Zeit die Büroorganisation zu optimieren.

Effiziente Büroorganisation – so gelingt es:

• Broschüren systematisch ablegen. Kataloge, Flyer, Broschüren, die Briefen oder Berichten beigefügt werden, müssen strukturiert und nachvollziehbar abgelegt werden. Jeder Mitarbeiter sollte dort ohne Mühe die entsprechenden Unterlagen finden können.
• Datenmaterial aktualisieren. Weisen Sie jeden Mitarbeiter an, die eigenen Daten stets zu aktualisieren – und systematisch im Intranet oder im eigenen Ablagesystem abzulegen.
  
  
  
  
  
• Informationen koordinieren. Stellen Sie sicher, dass der Informationsfluss funktioniert. Prüfen Sie, ob es nachvollziehbare Kategorien für die einzelnen Informationen gibt.

Indikator Nr. 2 für mangelhafte Büroorganisation: Das Einholen von Informationen kostet zu viel Zeit

Um einzelne Aufgaben bearbeiten zu können, müssen oftmals weitere Informationen beim Kollegen des eigenen Teams und/oder in anderen Abteilungen eingeholt werden. Leider scheitert die Effizienz dieser internen Kommunikation daran, dass

• am Arbeitsplatz des Kollegen Unordnung herrscht.
• die Ablage des Kollegen unstrukturiert ist, so dass das lange Suchen beginnt.
• Anfragen nicht weitergeleitet werden.
• die Prioritäten nicht abgesprochen werden.
• Unterlagen innerhalb des Unternehmens viel zu lange unterwegs sind.

Effiziente Büroorganisation – so gelingt es:

• Ablage einheitlich strukturieren. Führen Sie in Ihrer Abteilung ein einheitliches Ablagesystem ein.
• Zeiteffizienter kommunizieren. Standardisieren Sie die Informationsabfrage, indem jeder Mitarbeiter mit Hilfe eines Formulars präzise benennt, welche Information er von wem bis wann benötigt.

Indikator Nr. 3 für mangelhafte Büroorganisation: Termine werden nicht eingehalten

Ob Meeting, Besprechung, Mitarbeitergespräch oder auswertiger Termin, jeder Termin, der abgesagt und/oder verlegt werden muss, offenbart eine schlechte Planung und Steuerung zeitlicher Prozesse, die nicht nur Sie selbst betreffen, sondern auch Ihre Mitarbeiter oder Ihre Kunden.

Effiziente Büroorganisation – so gelingt es:

• Jour fix für Mitarbeitermeetings etablieren. Zur Optimierung des eigenen Zeitmanagements empfiehlt es sich einen wöchentlichen Jour fix einzurichten. Dadurch müssen nicht immer wieder neue Besprechungszeiten gemeinsam koordiniert werden.
• Zeit festsetzen. Legen Sie strikte Zeiten für die einzelnen Termine fest – und halten Sie diese selbst ein. Nur so geraten Sie nicht unter Zeitdruck.
• Vorbereitung optimieren. Jeder Termin benötigt eine Vorbereitung, in der Sie beispielsweise die Unterlagen zurechtlegen, die Agenda erstellen und den Ablauf des Meetings festlegen. Ist Ihre Vorbereitung mangelhaft, wird auch die Durchführung des Termins unzufrieden stellend verlaufen. Ändern Sie dies.