E-Mail-Management: Schnelle Sichtung nach Urlaub und Co

Ob Urlaub, Geschäftsreise oder Krankheit – nach jeder Abwesenheit werden Sie ein volles E-Mail-Postfach vorfinden. Bevor Sie allerdings Stunden für das Lesen aufwenden, nutzen Sie die folgenden Tipps für die schnelle Sichtung.

Tipp 1: Rundbriefe und Newsletter

Abhängig davon, wie lange Sie abwesend waren, sind die meisten Rundbriefe oder Newsletter mit aktualitätsbezogenen Inhalten längst veraltet – und damit können sie gelöscht werden. Da standardmäßig Ihre E-Mail-Ordner nach Datum absteigend sortiert sind, steht die neuste Post immer ganz oben auf der Liste – so ist es oft beschwerlich einzelne Rundbriefe oder Newsletter zu sichten.

Erleichtern Sie sich deshalb das Durchsehen Ihrer E-Mails, indem Sie die Sortierfolge nach Bedarf ändern. Sie können durch einen Klick auf eine der Spaltenbeschreibungen gezielt nach Absender, Empfänger, Betreff oder dem Vorhandensein von Anlagen sortieren. Mühelos erhalten Sie so alle Rundbriefe oder Newsletter aufgelistet.

Tipp 2: Zwei Wochen ohne Nachfassen

Wer Ihnen während Ihres Urlaubs – oder Geschäftsreise – eine Nachricht zukommen ließ und seitdem keine Antwort von Ihnen angefordert hat,  wird wohl nichts Wichtiges von Ihnen gewollt haben.

Bevor Sie jetzt allerdings auf Löschen klicken, selektieren Sie die Absender nach Priorität. Denn ein wichtiger Kunde oder Lieferant kann sich auch telefonisch im Unternehmen nach Ihnen erkundigt haben und so erfahren haben, dass Sie gerade in Urlaub sind. Lesen Sie bei VIP stets die E-Mails.

Tipp 3: Prioritäten setzen

Markieren Sie beim Überfliegen der aufgelaufenen Post sofort, welche Nachrichten dringlich und wichtig sind – so wissen Sie, auf welche Sie unverzüglich reagieren wollen. Solch eine Markierung setzen Sie bei

Outlook Express,

indem Sie mit der linken Maustaste neben der betreffenden E-Mail in die Spalte unter dem roten Fähnchen klicken.

Outlook,

in dem Sie an derselben Stelle Zur Verfolgung kennzeichnen auswählen – wichtig: Nutzen Sie die rechte Maustaste. Anschließend klicken Sie direkt auf das rote Fähnchen im oberen Spaltenbereich des Fensters, um Ihre markierten E-Mais übersichtlich zu sortieren.