Die Büroorganisation mit dem Aktenfluss-Schema optimieren

Aufräumen: Büroorganisation optimieren mit dem Aktenfluss-Schema

Viel zu schnell wachsen sie an: Die Stapel aus Papier. Denn jeder Brief, jeder Bericht, jede Anfrage, jedes Dokument benötigt Platz. Bevor sich jetzt Chaos im Büro und auf Ihrem Schreibtisch in Form großer Papierstapel ausbreitet, benötigen Sie drei Dinge:

1. Ein Ablagesystem, das Sie täglich mühelos einsetzen, um Ihre Unterlagen abzulegen.
2. Platz zur Aktenarchivierung: Sei es ein Regal, ein Schrank oder einen gesonderten Raum.
3. Einen Organisationsplan, der Ihnen hilft die Übersicht zu bewahren – gerade in puncto Aufbewahrungsfristen.

Am besten eignet sich hierfür das Aktenfluss-Schema, denn damit können Sie sowohl für Ordnung im Büro sorgen, als auch mühelos veraltete Unterlagen und Akten entrümpeln. Nach dem Motto „Aufräumen leicht gemacht“ können Sie mit jedem dieser drei oben aufgeführten Faktoren beginnen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Ihnen das Aktenfluss-Schema bei Ihrer Büroorganisation und bei Ihrem Aufräumen behilflich sein wird.

Aufräumen: Büroorganisation optimieren mit dem Aktenfluss-Schema beschert viele Vorteile

Das Aktenfluss-Schema hat einen Zweck: Sie halten darin fest, wie lange das jeweilige Dokument in der jeweiligen Ablagestufe verbleibt, bis es zum Schluss vernichtet werden kann. Dadurch gewinnen Sie einen systematischen Überblick über den Bearbeitungsverlauf der einzelnen Akten. Das hat viele Vorteile:

• Sie riskieren nicht, wichtige Aufbewahrungsfristen zu missachten.
• Wichtige firmeninterne (Bearbeitungs-)Fristen werden eingehalten und gewährleistet.
• Es muss nicht mehr lange überlegt werden, ob ein einzelnes Dokument beispielsweise im Archiv gelagert oder gleich vernichtet wird. Dies spart Zeit.
• Die Effizienz der Arbeit wird so erhöht, denn jeder traut sich nun zu, veraltete und unnötige Dokumente zu entsorgen.
• Wendet jeder Mitarbeiter dieses Aktenfluss-Schema an, werden Mehrfachablagen reduziert. Etablieren Sie in diesem Falle eine Aktenfluss-Liste, in der die Vorgangs-/Dokumentenarten alphabetisch sortiert werden. So fallen Mehrfachablagen mühelos auf und können verhindert werden.

Formular zum Download

Damit Sie noch schneller und müheloser ein Aktenfluss-Schema für Ihre Unterlagen und Akten erstellen können, laden Sie sich einfach unser Formular: Aktenfluss-Schema herunter.

Aufräumen mit dem Aktenfluss-Schema: 5 Schritte

Schritt 1: Benennen Sie die Akten

Listen Sie die Schlagworte auf, mit denen Ihre Akten bezeichnet werden. Typische Bezeichnungen sind:

• Kunden
• Projekte
• Buchhaltung
• Akquise
• Personal
• Ideen
• Marketing und PR

Schreiben Sie dieses Schlagwort oben auf Ihr Formular und zwar neben „Für Akte:“.

Schritt 2: Listen Sie auf, welche Dokumente die Akte enthält

Wenden Sie sich nun der ersten Spalte auf dem Formular zu. In dieser wird die Vorgangsart, also der Inhalt der jeweiligen Akten notiert. Am besten tragen Sie den Inhalt in Stichwort in die Auflistung ein. Damit es den eigenen Überblick erleichtert, sollten Sie gleich eine alphabetische Auflistung vornehmen. Solch eine Auflistung könnte beispielsweise für Ihre Kundenakten sein:

• Akquise
• Anfragen
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Aufträge

Schritt 3: Vermerken Sie, wo die Akten abgelegt werden

Wenden Sie sich nun den Spalten zwei bis vier zu. Diese benennen, wie oft diese Unterlagen benötigt werden: Zugriff hoch, Zugriff mittel und Zugriff niedrig. Notieren Sie direkt unter dem jeweiligen Zugriff, an welchem Ort in Ihrem Büro bzw. dem Unternehmen diese Dokumente aufbewahrt werden. Sei es beispielsweise unter Zugriff hoch im ersten Büroschrank oberstes Fach. Oder für den Zugriff mittel der Eckschrank im Büro und für den Zugriff niedrig das Archiv im Keller. 

Hinweis:Diese Aufbewahrungsorte sollten sich nicht ändern, sondern beibehalten werden. So wird schon allein durch den Aufbewahrungsort die zeitliche Relevanz deutlich gemacht.

Schritt 4: Fixieren Sie, bis wann das einzelne Dokument in dieser Ablagestufe verbleibt

Notieren Sie schließlich unter den drei Spalten und neben der in der ersten Spalte aufgelisteten Vorgangsart, bis wann das einzelne Dokument aufbewahrt werden muss. Und zwar innerhalb dieser drei Zugriffssequenzen hoch, mittel und niedrig. Dadurch wird deutlich, welchen Bearbeitungsverlauf das einzelne Dokument erhält.

So könnten Sie beispielsweise in der ersten Zeile, in der Sie das Schlagwort Kundenangebote notiert haben, bei den einzelnen Fristen vermerken: Unter Zugriff hoch „Bis Eingang der Auftragsbestätigung“, unter Zugriff mittel „Nach Auftragsbestätigung bis zu 6 Jahre“, unter Zugriff niedrig „Bis zu 10 Jahre nach Auftragsabschluss, danach Wiedervorlage.“

Schritt 5: Bestimmen Sie, wer für die Verlagerung verantwortlich ist

Übertragen Sie die Kontrolle des Bearbeitungsverlaufs an einen einzelnen Mitarbeiter. Entweder Ihre Sekretärin kümmert sich um alles oder der Mitarbeiter, der für diesen Arbeitsbereich zuständig ist, erhält die Verantwortung sowohl für die Kontrolle, als auch das Entsorgen der einzelnen Unterlagen. Notieren Sie in der letzten Spalte den Namen des zuständigen Mitarbeiters, damit ist auch diese Aufgabe klar delegiert.