Ab in den Urlaub: Planung der Übergabe Ihrer Aufgaben

30. Juni 2011

Papierstapel

Ob Sie nur kurz mal weg fahren oder in den lang geplanten Urlaub starten, in beiden Fällen sollten Sie beim Beginn Ihrer Urlaubszeit Ihre Arbeit wirklich loslassen können. Doch manches Mal ist bis zum letzten Arbeitstag Stress angesagt. Die Folge ist: Sie nehmen die Arbeit mit in den Urlaub – jedenfalls in den ersten Tagen. Dies ist schade, denn im Urlaub sollten Sie Zeit für sich und Ihre Familie finden.

 

Ab in den Urlaub: Übergabe vorbereiten 

Allerdings können Sie dem vorbeugen. Denn bevor es ab in den Urlaub geht, machen Sie eine strategische Planung: Ihrer Arbeit, Ihrer Aufgaben und den täglichen Routineaufgaben. Dadurch gewinnen Sie nicht allein den Überblick für sich selbst und Ihr Zeitmanagement. Sie können auch die Übergabe an den Kollegen besser vorbereiten.

 

Planung Ihrer Aufgaben und Ihrer Übergabe – so gelingt es:

  • Aufgaben sichten: Verschaffen Sie sich einen konkreten zeitlichen Überblick über alle Aufgaben, die Sie noch bis zu Ihrem Urlaub zu erledigen haben.
  • Priorisieren der Aufgaben: Führen Sie eine erneute ABC-Analyse dieser Aufgaben durch. Welche Aufgaben müssen Sie in jedem Falle bis zu Ihrem Urlaub fertigstellen? Welche können Sie, bis zu Ihrer Rückkehr, liegen lassen? Und welche müssen Sie für Ihren Kollegen bestmöglich vorbereiten? Zeigen Sie Ihre Verantwortung. Besprechen Sie diese Entscheidung mit Ihrem Vorgesetzten und Ihrem Kollegen.
  • Zeitmanagement neu ausrichten: Überlegen Sie,wie viel Zeit Sie für die einzelne A-Aufgabe noch benötigen werden. Reservieren Sie dafür in Ihrem Terminplaner einen Zeitblock. Tragen Sie die verschiedenen Realisierungsschritte in Ihre To-do-Liste ein. Listen Sie anschließend auf, welche Zwischenschritte Sie für die jeweiligen B-Aufgaben bis wann erledigen wollen. Vermerken Sie diese auch auf Ihrer To-do-Liste. Übertragen Sie zuletzt einzelne Tätigkeiten wie gewohnt in Ihre Tagesplanung.
  • Übergabe vorbereiten. Abhängig davon wie gut Ihr Kollege Ihren Arbeitsbereich kennt, müssen Sie die Übergabe sehr gründlich oder weniger detailliert organisieren. Listen Sie dafür auf, was Ihr Kollege alles wissen muss, damit er sich mühelos an Ihrem Arbeitsplatz, als auch bei der Erledigung Ihrer Aufgaben zurechtfindet. Welche Routineaufgaben muss er bearbeiten? Was muss er über einzelne Vorgänge bzw. Kunden wissen? Ist er vertraut mit Ihrem Ablagesystem? Kennt er sich innerhalb Ihrer Büroorganisation aus?
  • Übergabe Protokoll erstellen.Fertigen Sie ein Übergabe Protokoll an. Dies erfüllt zwei Ziele: Erstens Sie notieren darin,

    • welche Routineaufgaben und weiteren Aufgaben Ihr Kollegen zu erledigen hat. Dies unterstützt Ihren Kollegen dabei, nichts zu vergessen.
    • welche Informationen er von Ihnen erhalten hat – beispielsweise über Kunden oder Ihre Büroorganisation.
    • Zweitens können Sie so selbst kontrollieren, dass Sie an alles gedacht haben und – sehr wichtig – Sie haben ein Schriftstück, das eine geregelte Übergabe dokumentiert.


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