7 Regeln für ein erfolgreiches Fehlzeitengespräch

Fehlzeiten kosten das Unternehmen viel Geld. Auch wenn der Krankenstand in Deutschland gesunken ist, sollte aktives Gesundheitsmanagement betrieben werden. Allerdings ist dies nicht allein die Aufgabe der HR-Abteilung. Mit dem Fehlzeitengespräch werden Sie aktiv.

Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt – längere Zeit – aus, ist nicht nur seine Vertretung zu regeln, sondern auch im Hinblick auf seine Rückkehr das wichtige Fehlzeitengespräch zu führen. Ein Gespräch, das Sie nicht als nebensächlich einstufen sollten. Denn ein Fehlzeiten-Rückkehr-Gespräch

• zeigt Ihrem Mitarbeiter, dass seine Abwesenheit wahrgenommen wurde und man sich über seine Rückkehr freut.
• unterstützt den Mitarbeiter, sich nach seiner Krankheit wieder auf den neusten Stand zu bringen und somit Anschluss an seine Arbeit zu finden.
• hilft Ihnen und Unternehmen, Ursachen für die Fehlzeiten zu erkennen und diesen entsprechend entgegenzuwirken.
• dient Ihnen dazu, ungerechtfertigte Fehlzeiten, wie beispielsweise  Montags- oder Freitagskrankheiten, anzusprechen und eventuell abzumahnen.

So ein Gespräch fordert von Ihnen äußerstes Fingerspitzengefühl. Einerseits müssen Sie das Unternehmen mit seinen wirtschaftlichen Interessen vertreten und gleichzeitig auch dem Mitarbeiter mit Verständnis und Empathie begegnen. Ziel ist es nämlich nicht, den Mitarbeiter anzuprangern, ihm seine Krankheit vorzuwerfen oder ihn zur Frührente zu drängen, sondern ihn als Verbündeten für das Ziel Fehlzeitenreduzierung zu gewinnen.

Das Fehlzeitengespräch: 7 Regeln, die Sie beachten sollten

Regel 1: Bereiten Sie sich vor

Führen Sie niemals ein spontanes Fehlzeiten-Rückkehr-Gespräch. Sie riskieren sonst, wichtige Punkte zu vergessen. Analysieren Sie deshalb vor der Rückkehr Ihres Mitarbeiters:

• die Länge seiner Abwesenheit.
• die Häufigkeit von bisherigen Fehlzeiten.
• welche (Ver-)Änderungen sich während seiner Abwesenheit ergeben haben.
• wie er schnellstmöglich auf den neusten Stand gebracht werden kann und
• welche unternehmerischen Ursachen (beispielsweise zu hoher Arbeitsdruck, schlechter ergonomischer Arbeitsplatz) für seine Abwesenheit mitverantwortlich sein könnten.

Regel 2: Führen Sie zwei Gespräche

Der Erfolg eines Fehlzeitengespräches hängt auch von Ihrem Mitarbeiter ab, der für Ihr angestrebtes Ziel, die Reduzierung von Fehlzeiten, offen sein sollte. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Ihr Gespräch in zwei Termine aufzuteilen. Beim ersten Gespräch heißen Sie den Mitarbeiter nach seiner Krankheit wieder im Team willkommen. Erklären Sie ihm eventuelle Neuerungen und wie eine schnelle Einarbeitung/Wiedereigliederung vollzogen werden kann.

Beim zweiten Gespräch, das spätestens nach einer Woche stattfinden sollte, besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter die Ursache für seine Fehlzeiten und erarbeiten Lösungen für die Reduzierung. Beachten Sie dafür die Regel 3.

Regel 3: Ursachenklärung – Holen Sie den Mitarbeiter bei sich selbst ab

Zeigen Sie Interesse und erkundigen Sie sich nach seinem jetzigen Befinden. Ihr Mitarbeiter erfährt so Zuspruch von Ihrer Seite. Damit schaffen Sie eine Basis, die es ihm erleichtert, offener über seine Krankheit sprechen zu können.

Ihr Mitarbeiter wird nur so lange mit am Ziel arbeiten, solange er spürt, dass Sie auf seiner Seite sind. Achten Sie im Gespräch darauf, wie der Mitarbeiter seine Krankheit und vor allem seinen Gesundheitszustand selbst einschätzt. Hören Sie aktiv zu, um herauszufinden, wo die Ursachen der Krankheit liegen und was seiner Meinung nach notwendig ist, dass er gesund bleibt.

Regel 4: Suchen Sie gemeinsam nach Lösungen zur Reduzierung

Die Verantwortung für die eigene Gesundheit liegt zuallererst beim Mitarbeiter. Dennoch tragen auch das Unternehmen und Sie mit dazu bei, ob der Mitarbeiter gesund bleiben kann. Überlegen Sie deshalb gemeinsam, wie Fehlzeiten (beispielsweise bessere Aufgabenverteilung, Stressreduzierung etc.) zukünftig reduziert bzw. ganz vermieden werden können.

Klären Sie dafür,

• was das Unternehmen dafür tun kann und sollte.
• wie Sie als Führungskraft aktiv ein Umfeld mitgestalten, das die Gesundheit des Mitarbeiters stärkt.
• was der Mitarbeiter selbst machen will.

Regel 5: Bieten Sie erste Hilfestellungen an

Sei es die Arbeitsstunden zu reduzieren, den Arbeitsplatz zu wechseln oder umzugestalten, den Schichtplan zu ändern, einen Besuch beim Betriebsarzt zu ermöglichen oder Aufgaben neu zu strukturieren. Schlagen Sie Ihrem Mitarbeiter Maßnahmen vor, die Sie sich überlegt haben und klären Sie mit ihm gemeinsam, inwieweit diese Maßnahme ihn gesundheitlich unterstützen würde.

Drängen Sie Ihren Mitarbeiter aber nicht, Ihre Vorschläge anzunehmen. Bedenken Sie Ihr Ziel: Sie wollen mit ihm gemeinsam seine Fehlzeiten senken. Die Maßnahmen, die zur Zielerreichung auserwählt werden, sollten von Ihrem Mitarbeiter freiwillig umgesetzt werden. Sie erzeugen ansonsten nur Widerstand, der wiederum Stress erzeugt, was keineswegs gesundheitsfördernd ist.

Regel 6: Hüten Sie sich vor (versteckten) Vorwürfen

Dem Mitarbeiter vorzurechnen, wie viel seine Fehlzeit das Unternehmen kosten oder ihm gar die Mehrbelastung der Kollegen vorzuwerfen, wird Ihren Mitarbeiter in die Defensive drängen. Im schlimmsten Falle fühlt er sich mit seiner Krankheit nicht ernst genommen, sondern in die Ecke „Krankfeiern“ gedrängt.

Sicher - bei manchen Mitarbeitern, vor allem bei denjenigen, die meist montags oder freitags krank werden, drängt sich dieser Verdacht auf. Nur beweisen können Sie es nicht. Ihr Vorwurf schürt garantiert die Demotivation, schlimmstenfalls führt es zur inneren Kündigung. Ihr Mitarbeiter hat in diesem Moment, vielleicht auch in Zukunft, kein Interesse mehr, mit Ihnen am Ziel Fehlzeitenreduzierung zu arbeiten.

Sprechen Sie deshalb die Fehlzeiten, die den Eindruck „Krankfeiern“ hervorrufen, konkret an. Ein Beispiel: „Ich weiß, dass Migräne äußerst unangenehm ist und vor allem plötzlich auftritt. Nur das häufige Auftreten gerade an Freitagen wirft leider ein negatives Licht auf Ihre krankheitsbedingte Fehlzeit. Welche Tipps hat Ihnen denn Ihr Arzt gegeben? Und was können das Team und ich tun, um Sie dabei zu unterstützen, dass es Ihnen zukünftig besser geht? Schließlich schätzen wir Sie alle als kompetente Fachkraft.“

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter genügend Raum und auch Zeit, sich zu diesem Eindruck zu äußern.

Regel 7: Achten Sie unbedingt auf die Reaktion Ihres Mitarbeiters

Bleibt Ihr Mitarbeiter aufgeschlossen und bietet eigene Ideen für den Erhalt seiner Gesundheit oder fühlt er sich angegriffen und reagiert einsilbig? Weder Ihnen, noch dem Mitarbeiter oder dem Unternehmen ist damit gedient, sollte der Mitarbeiter das Fehlzeitengespräch als indirekte Abmahnung verstehen. Denn solch eine Auffassung führt auch zu Demotivation und verärgert den Mitarbeiter. Vielleicht so sehr, dass er die Einzelheiten des Gespräches im Team erzählt.

Sprechen Sie deshalb die defensive Haltung an. Stellen Sie dabei ganz klar heraus, dass es Ihnen nicht um eine Verurteilung Ihres Mitarbeiters geht, sondern ausschließlich darum, mit ihm gemeinsam einen Weg für eine verbesserte Work-Life-Balance zu finden.