O du fröhliche … Team-Effizienz-Gewinn dank „runder Ablage“

28. November 2017

Wollen Sie wissen, wie Sie zum Jahresabschluss noch eine deutliche Effizienzsteigerung Ihres Teams erzielen?

Kennen Sie das auch? Gerade kurz vor Jahresschluss wird von vielen Führungskräften noch verlangt, dass sie zeigen, wie effizient sie ihr Team und dessen Aufgaben managen können. Sie sollen beweisen, dass sie unnötige Themen erkennen und streichen sowie die Zeit sinnvoller nutzen können. Und dabei sollen sie die „faulen“ Themen am besten noch zwischen zwei Weihnachtsfeiern erkennen und korrigieren. Vielen geht da nur noch eins durch den Kopf: „Na klar, es ist ja nicht so, als hätte man nicht das ganze Jahr schon versucht, Effizienzpotenziale zu finden.“

Aber tatsächlich könnte der Zeitpunkt nicht besser sein, denn gegen Ende des Jahres haben wir einen unweigerlichen Drang, Dinge abzuschließen und aufzuräumen. Glauben Sie nicht? Dann schauen Sie sich mal in Ihrem Team um. Die meisten Mitarbeiter räumen ihre Schreibtische auf und polieren noch mal die ein oder anderen Dokumente und oft auch Projekte. Schließlich wollen wir die Themen abschließen oder zumindest so hinterlassen, dass wir im „nächsten“ Jahr, also gedanklich in der fernen Zukunft, mit ruhigem Gewissen wiederkommen können.
Und genau diesen Tatendrang sollten Sie nutzen, indem Sie noch vor Weihnachten einen kleinen, aber feinen Workshop mit Ihrem Team durchführen. Ich kombiniere diesen Workshop auch gerne mit einer Team-Weihnachtsfeier, denn nach dem „Aufräumen“ macht das Feiern erst so richtig Spaß.

Der Mülleimer-Workshop zum Entdecken der Effizienzpotenziale

Für diesen Mini-Workshop brauchen Sie:

Ihr Team
zwei Stunden Zeit
einen Raum, in dem Sie mit Ihrem Team ungestört diskutieren können
eine mit Papier bespannte Moderationswand
einen Stapel Moderationskarten
Stifte zum Beschreiben der Moderationskarten
Pinnnadeln zum Anstecken der Moderationskarten
Klebepunkte (drei pro Mitarbeiter)

Mülleimerprinzip © Bianca Fuhrmann

In der Mitte der Moderationswand zeichnen Sie einen schönen großen Mülleimer.

Nun verteilen Sie an alle Mitarbeiter Moderationskarten sowie Stifte und stellen folgende zwei Fragen:

"Welche Themen und Aufgaben, die wir heute machen, sind absolut überflüssig?"
"Bei welchen Themen können wir einen Effizienzgewinn schaffen, indem wir diese anders angehen?"

Mülleimerprinzip – Fragen © Bianca Fuhrmann

Geben Sie anschließend Ihrem Team für jede Frage zehn Minuten Zeit, also insgesamt 20 Minuten. In dieser Zeit soll jeder für sich, Sie inbegriffen, zu beiden Fragen Themen und Aufgaben notieren. Während dieser Reflexionsphase soll kein Austausch stattfinden, sodass jeder in Ruhe seine Karten schreiben kann. Anschließend pinnt jeder seine Karten nach folgendem Prinzip an die Moderationswand:

Die überflüssigen Themen kommen in die „runde Ablage“, sprich Mülleimer.
Die Effizienzsteigerungsthemen kommen daneben.

Anschließend darf jeder seine Karten vorstellen und begründen, warum er diese in oder neben den Mülleimer geheftet hat. Lassen Sie dabei eine lebendige Diskussion zu und versuchen Sie, gemeinsam die Themen zu identifizieren, die Ihnen und dem Team quasi einen Sofortgewinn an Zeit bringen, indem Sie diese Themen streichen, abmanagen oder zukünftig anders angehen.

Wenn die Diskussion zu hitzig wird, dann verteilen Sie einfach an jeden Mitarbeiter drei Klebepunkte. Anschließend darf jeder Teilnehmer seine Klebepunkte an die Themen verteilen, von denen er glaubt, dass man mit ihnen den größten Gewinn erzielen könnte. Zählen Sie anschließend die Klebepunkte aus. Die Themen mit der höchsten Punktzahl sollten den größten Hebel haben und folglich im Team tiefer gehend betrachtet werden. Schauen Sie sich gemeinsam die drei am höchsten bewerteten Themen an und definieren Sie gleich noch im Workshop die nächsten Schritte:

Wer nimmt sich des Themas an?
Was müssen wir tun, um es streichen oder optimieren zu können?
Wen müssen wir darüber noch informieren?
Muss noch jemand mitentscheiden?

Glauben Sie mir, in so einem Mini-Workshop füllt sich der Mülleimer meistens recht schnell und wir sind freimütiger, wenn es daran geht, Dinge zu streichen.
Zudem haben wir vor Weihnachten oft eine besonders positive Stimmung – nutzen Sie diese.

Ich wünsche Ihnen einen wunderbar vollen Mülleimer, viele Themen, die Sie zukünftig streichen oder besser angehen können, und eine entspannte Weihnachtszeit.

Eine Frage noch:
Wie ist Ihre Erfahrung mit dem Effizienzgewinn zum Jahresende? Und was ist Ihr Erfolgsrezept? Teilen Sie uns doch Ihre Erfahrung per Kommentar mit.

Ihre Bianca Fuhrmann