Das 8-Minuten-Meeting für die effiziente Projektarbeit

Projektarbeit benötigt gezielte Kommunikation im Meeting

Damit die Arbeit im Projekt reibungslos funktionieren kann, müssen alle beteiligten Mitarbeiter regelmäßig miteinander kommunizieren. Oftmals sogar täglich, um bei der Projektarbeit

• Ergebnisse auszutauschen.
• Fort- und Rückschritte zu benennen.
• Hindernisse und Probleme aufzuzeigen.
• die weitere Vorgehensweise zu besprechen und zu koordinieren.

Innerhalb der Projektarbeit werden dafür Meetings eingeplant, die oftmals jedoch wenig effizient verlaufen und viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Die Ursachen für diese fehlende Effizienz eines solchen Status-Meetings sind schnell gefunden:

• Es wurde grundsätzlich zu viel Zeit für das Meeting eingeplant wie beispielsweise 30 bis 60 Minuten.
• Es wurde gar kein Zeitrahmen festgesetzt, sondern nur gesagt „Morgen um 8.00 Uhr findet ein kurzes Meeting zur Projektarbeit statt.“
• Das Meeting wird unstrukturiert abgehalten.

Ändern Sie das. Denn bei der Projektarbeit sollten Ihre Ziele stets sein: Zeit einzusparen und dennoch effizient miteinander zu kommunizieren. Führen Sie deshalb das 8-Minuten-Meeting ein.

Hinweis:

Allein die Begrenzung auf genau 8 Minuten hat bereits einen psychologischen Effekt. Die markante, knappe Zeitangabe fordert alle auf,

• sich kurz zu fassen.
• sich vorzubereiten.
• auf den Punkt zu kommen,

d.h. die Mitarbeiter nehmen mit einer effizienteren Perspektive an diesem 8-Minuten-Meeting teil.

Das 8-Minunten-Meeting innerhalb der Projektarbeit: 3 Tipps

Grundsätzlich gilt - wie für jedes andere Meeting, das Sie abhalten und moderieren werden - das Meeting benötigt eine Struktur. Durch die Kürze des 8-Minuten-Meetings müssen Sie allerdings keine Agenda erstellen, die Sie im Vorfeld den teilnehmenden Mitarbeitern zukommen lassen. Vielmehr sollte gerade innerhalb der Projektarbeit das 8-Minuten-Meetings stets die gleiche Struktur aufweisen:

• Kurz die Ergebnisse zu besprechen.
• Aufgekommene Probleme nur anzusprechen.
• Die weitere Vorgehensweise zu koordinieren.

Führen Sie das 8-Minunten-Meeting das erste Mal durch, empfiehlt es sich - im Vorfeld oder ganz kurz zu Beginn dieses Meetings - diese Struktur aufzuzeigen.

Tipp 1:  Ergebnisse gezielt abfragen

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, die Ergebnisse ihrer Arbeit prägnant und knapp vorzustellen – und zwar in maximal 3 Sätzen. Ausführlichere Daten und Fakten können durch eine schriftliche Aufstellung zusätzlich überreicht werden.

Konzentrieren Sie sich dabei vor allem auf die Ergebnisse, die an diesem Tag oder in der jeweiligen Woche für die weitere Projektarbeit relevant sind, d.h.

• nicht jeder Mitarbeiter muss seine Ergebnisse vortragen.
• als Projektleiter müssen Sie den Projektverlauf im Blick haben, um gezielt die benötigten Ergebnisse abfragen zu können.
• sollten die Ergebnisse eine Änderung der weiteren Vorgehensweise in der Projektarbeit verlangen, sprechen Sie dies an und delegieren Sie die Aufgaben, die nun zusätzlich bearbeitet werden müssen.

Tipp 2: Diskussionen stoppen

In einem 8-Minuten-Meeting sind Diskussionen nicht erwünscht. Unterbinden Sie deshalb als Projektleiter kategorisch aufkeimende Erörterungen. „Dafür ist in diesem Meeting keine Zeit vorgesehen. Wir wollen nur die Ergebnisse besprechen und falls es notwendig ist, die weitere Zusammenarbeit neu koordinieren.“

Sollte dennoch der Bedarf an einem ausführlicheren Austausch erwünscht sein, setzen Sie ein neues, längeres Meeting fest. Bitten Sie im Vorfeld alle Mitarbeiter, sich ihre Argumente und Einwände zu notieren. Dadurch richtet jeder den eigenen Fokus auf die Sachlage und das spätere Meeting startet bereits effizient. Überlegen Sie sich selbst, wie Sie dieses Meeting moderieren wollen. Vielleicht sorgen Sie in jedem Falle für ein Flipchart, um eventuell eine Mehrpunktabfrage durchführen zu können. So lassen sich schneller und effizienter Meinungsverschiedenheiten zu einem Konsens führen.

Tipp 3: Probleme nur ansprechen

Aufgetretene Probleme und Schwierigkeiten müssen innerhalb der Projektarbeit schnellstmöglich gelöst werden. Deshalb ist es notwendig und wichtig, dass Sie als Projektleiter innerhalb des 8-Minuten-Meetings die Frage nach Problemen stellen.

Sollten als Antwort auf Ihre Frage eins oder mehrere Probleme benannt werden,

• beenden Sie das 8-Minuten-Meeting dennoch pünktlich.
• besprechen Sie kurz die weitere Vorgehensweise, die durch die Probleme geändert werden muss.
• bitten Sie nur die Mitarbeiter, die von dem Problem in ihrer Arbeit betroffen sind, zu einem gemeinsamen Gespräch, in dem eine Lösung gesucht wird.
• falls alle Mitarbeiter von dieser Schwierigkeit in ihrer Arbeit behindert werden, sollten Sie eine zusätzliche Besprechung festsetzen. Klären Sie in diesem Meeting in Ruhe ab,
  • wer verantwortlich für dieses Problem ist.
  • welche weiteren Ursachen dieses Problem begünstigen.
  • was bisher als Lösung unternommen wurde.
  • in welcher Weise genau dieses Problem die Arbeit behindert.
  • was von den Mitarbeitern gewünscht wird – auch von Ihnen als Projektleiter.