Reisekosten 2014: Erste Tätigkeitsstätte ersetzt regelmäßige Arbeitsstätte

30. November 2013

Änderungen im Reisekostenrecht 2014: "Erste Tätigkeitsstätte" statt "Regelmäßige Arbeitsstätte"

Bisher war der Tätigkeitsschwerpunkt eines Arbeitnehmers für die steuerlichen Reisekosten ausschlaggebend, ab Januar 2014 ist dies der vom Arbeitgeber üblicherweise im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitssitz: die „erste Tätigkeitsstätte“.

So wird ab 2014 der Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" durch den neuen Begriff "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt.

Hinweis:

Die in diesem Beitrag genannten Beispiele sind dem BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 entnommen. Hier finden Sie noch viele weitere Fallbeispiele und tiefergehende Informationen.

Erste Tätigkeitsstätte

Die erste Tätigkeitsstätte wird gesetzlich definiert als „die ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist“ (vgl. neuer § 9 Abs. 4 Einkommenssteuergesetz).

Von einer dauerhaften Zuordnung wird ausgegangen, wenn der Arbeitnehmer

unbefristet
für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus

an dieser Tätigkeitsstätte arbeiten soll.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung:

Beispiel 4 aus dem BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

Der Arbeitnehmer A ist unbefristet beschäftigt. Für einen Zeitraum von 36 Monaten soll er überwiegend in der Filiale X arbeiten. In der Filiale Y soll er nur an Teambesprechungen, Mitarbeiterschulungen und sonstigen Firmenveranstaltungen teilnehmen. Diese finden voraussichtlich ein Mal pro Monat statt. Der Arbeitgeber hat A der Filiale Y arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet.

Erste Tätigkeitsstätte ist die Filiale Y, da A dort arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet ist.

Fehlt die dauerhafte Zuordnung im Arbeits- oder Dienstvertrag, so werden quantitative Kriterien herangezogen, um die erste Tätigkeitsstätte zu definieren:

typischerweise arbeitstäglich oder
je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

Ein Beispiel zur Veranschaulichung

Beispiel 17 aus dem BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

Der Arbeitnehmer A soll seine berufliche Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer ausüben und zusätzlich jeden Arbeitstag für eine Stunde in der betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers in D tätig werden.

Das häusliche Arbeitszimmer ist nie erste Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte ist hier vielmehr die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers in D, da der Arbeitnehmer dort typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll. In diesem Fall ist es unerheblich, dass dort weniger als 1/3 der gesamten regelmäßigen Arbeitszeit erbracht werden soll.

Mehrere in Betracht kommende Tätigkeitsstätten

In manchen Berufen können mehrere Tätigkeitstätten als erste Tätigkeitsstätte in Betracht gezogen werden. In diesem Fall regelt § 9 Abs. 4 Satz 6 EStG n. F., dass diejenige erste Tätigkeitsstätte ist, die der Arbeitgeber bestimmt.

Unterlässt der Arbeitgeber auch diese Bestimmung, so wird zugunsten des Arbeitnehmers die Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Beispiel zur Veranschaulichung

Beispiel 22 aus dem BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

Die Pflegedienstkraft P hat täglich vier Personen zu betreuen. Hierfür wurde jeweils ein Pflegevertrag bis auf weiteres abgeschlossen. Alle vier Pflegepersonen sollen arbeitstäglich regelmäßig betreut werden. Der Arbeitgeber hat keine dieser Pflegestellen als erste Tätigkeitsstätte bestimmt. Erste Tätigkeitsstätte der P ist die ihrer Wohnung am nächsten liegende Pflegestelle.

In jedem Fall gibt es höchstens noch eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis.

Sonderfall: Sammelpunkt

Bestimmte Berufsgruppen wie Busfahrer, Lotsen, Seeleute haben häufig keine erste Tätigkeitsstätte. Hat der Arbeitgeber jedoch arbeitsrechtlich festgelegt, dass sich der Arbeitnehmer dauerhaft an einem festgelegten Sammelpunkt einfinden soll, um seine unterschiedlichen Einsatzorte aufzusuchen (Busdepot, Treffpunkt für betrieblichen Sammeltransport, Fährhafen etc.), so werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zum Sammelpunkt wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt.

Für die Fahrten von der Wohnung zum Sammelpunkt wird die Entfernungspauschale angesetzt.

Beispiel zur Veranschaulichung

Beispiel 23 aus dem BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

Bus- oder LKW-Fahrer haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Lediglich, wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt gleich behandelt mit den Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte.

Sonderfall: Weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Berufsgruppen wie Zusteller, Hafenarbeiter und Forstarbeiter üben ihre Arbeit typischerweise in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet aus.

Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt in Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll.

Nicht betroffen von dieser Regelung sind somit Bezirksleiter, Vertriebsmitarbeiter, mobile Pflegekräfte oder Schornsteinfeger.

Die Berechnung der Fahrtkosten kommen folgende Regeln zum Tragen:

Entfernungspauschale
für die kürzeste Entfernung von Wohnung zum nächstgelegenen Zugang
Tatsächliche Aufwendungen bzw. pauschale Kilometersatz gemäß Bundesreisekostengesetz
für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem entfernten Zugang.

Beispiel zur Veranschaulichung

Beispiel 27 aus dem BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

Der Forstarbeiter A fährt an 150 Tagen mit dem PKW von seiner Wohnung zu dem 15 km entfernten, nächstgelegenen Zugang des von ihm täglich zu betreuenden Waldgebietes (weiträumiges Tätigkeitsgebiet). An 70 Tagen fährt A von seiner Wohnung über einen weiter entfernt gelegenen Zugang (20 km) in das Waldgebiet.

Die Fahrten von der Wohnung zu dem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden behandelt wie die Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. A kann somit für diese Fahrten lediglich die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer (= 15 km x 0,30 Euro) als Werbungskosten ansetzen.

Die Fahrten innerhalb des Waldgebietes können mit den tatsächlichen Kosten oder aus Vereinfachungsgründen mit dem pauschalen Kilometersatz in Höhe von 0,30 Euro je tatsächlich gefahrenem Kilometer berücksichtigt werden.

Bei den Fahrten zu dem weiter entfernt gelegenen Zugang werden ebenfalls nur 15 Kilometer mit der Entfernungspauschale (15 km x 0,30 Euro) berücksichtigt. Die jeweils zusätzlichen fünf Kilometer für den tatsächlich längeren Hin- und Rückweg, werden ebenso wie die Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes mit den tatsächlichen Kosten oder aus Vereinfachungsgründen mit dem pauschalen Kilometersatz in Höhe von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer berücksichtigt.

Somit sind für 220 Tage jeweils 15 km mit der Entfernungspauschale und die restlichen tatsächlich gefahrenen Kilometer mit den tatsächlichen Kosten oder aus Vereinfachungsgründen mit dem pauschalen Kilometersatz in Höhe von 0,30 Euro anzusetzen.