ELStAM startet – Neue Herausforderung für Ihre Lohnabrechnung 2013

Nach diversen Einführungsschwierigkeiten wird die elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM) jetzt Wirklichkeit – der offizielle Starttermin wurde für den 01.01.2013 festgelegt. Damit Lohn und Gehalt auch künftig ordnungsgemäß von der Lohnbuchhaltung (Personalabrechnung) verarbeitet werden können, muss auch die im Unternehmen vorhandene professionelle Lohnabrechnungssoftware auf die neuen Anforderungen angepasst werden. Verwender sollten deshalb unbedingt auf das entsprechende Update achten.

ELStAM gewährt Kulanzfrist bei der Umstellung von Lohn und Gehalt bis Ende 2013

Ab Anfang Januar 2013 sind alle Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die für ELStAM (Elektronische Lohn-Steuer-Abzugs-Merkmale) relevanten Daten für den Abzug der Lohnsteuer elektronisch abzurufen. Die Finanzverwaltung räumt dem Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung  allerdings eine Kulanzfrist bis zum 31.12.2013 ein. Innerhalb dieser Frist kann flexibel entschieden werden, wann das bisherige Papierverfahren (klassische Lohnsteuerkarte) auf das elektronische Verfahren umgestellt werden soll. Experten raten,  den Umstieg immer unter der Berücksichtigung der Informationen des Anbieters der Lohnabrechnungssoftware und nach Rücksprache mit dem eigenen Steuerberater durchzuführen. Dem Arbeitgeber steht es bspw. frei, während der Frist  mit allen Arbeitnehmern gleichzeitig zu ELStAM zu wechseln oder schrittweise (d. h.  mit einer selbst gewählten Anzahl von Mitarbeitern oder einzelnen Betriebsstätten) vorzugehen.

Aufpassen

Der Umstieg muss spätestens bis zur Dezemberabrechnung 2013 erfolgt sein, da mindestens eine Abrechnung im Laufe des Jahres 2013 mit den elektronischen Daten erfolgen muss!

Wichtig – Abruf der ELStAM-Daten schon im November 2012 möglich

Ein Abruf der Daten ist nach Angaben der Finanzverwaltung bereits freiwillig ab 01.11.2012 möglich. Ab diesem Zeitpunkt wird die Datenbank für alle Arbeitgeber mit Daten zum 01.01.2013 zur Verfügung stehen. Für einen Abruf sind allerdings für den entsprechenden Arbeitnehmer dessen Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum zwingende Voraussetzung, da nur so der jeweilige Datensatz ermittelt werden kann.

So gehen Sie mit Abweichungen der ELStAM um

Wenn die Lohnbuchhaltung nach dem ersten Abruf der ELStAM feststellt, dass die Daten nicht mit den bisher gespeicherten Lohndaten übereinstimmen, hat sie die Möglichkeit, innerhalb einer Drei-Monatsfrist die Abweichungen durch den Arbeitnehmer klären zu lassen. In dieser Zeit dürfen noch die bisher geltenden Daten der Lohnsteuerkarte oder evtl. Ersatzbescheinigungen zu Grunde gelegt werden. Nach den drei Monaten ist der Arbeitgeber aber verpflichtet, bis dahin eventuell geänderten Daten für die Abrechnung von Lohn und Gehalt zu verwenden.

Arbeitnehmer müssen Freibetrag grundsätzlich neu beantragen

Auch die Arbeitnehmer müssen aktiv werden – diese müssen nämlich zwingend ihre Freibeträge für das Jahr 2013 bei der Finanzverwaltung neu beantragen. Anderenfalls kann dem Arbeitgeber beim ersten elektronischen Abruf der ELStaM-Daten kein Freibetrag angezeigt werden, ein entsprechender Abzug ist daher bei Lohn und Gehalt nicht möglich. Solange im Papierverfahren abgerechnet wird, gilt der bisher in die Lohnsteuerkarte eingetragene Freibetrag fort.

Antrag auf Lohnsteuerermäßigung

Die Anträge auf Lohnsteuerermäßigung können ab sofort beim örtlich zuständigen Finanzamt gestellt werden. Die entsprechenden Vordrucke  stehen auch im Internet auf den Seiten des Bundesministeriums für Finanzen (rechter Kasten unter „Häufig genutzte Formulare“) zum Abruf zur Verfügung und können  dort online ausgefüllt werden.

1. Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuerermäßigung 2013
   Dieser Antrag ist notwendig, wenn dieselbe Lohnsteuerermäßigung (Steuerfreibeträge, Kinderfreibeträge) wie 2012 verwendet werden soll und sich die maßgeblichen Verhältnisse nicht wesentlich geändert haben. Gleichermaßen kann der Antrag verwendet werden, wenn sich nur die Zahl der Kinderfreibeträge geändert hat oder die Steuerklasse I in Steuerklasse II geändert werden soll.
    
2. Antrag auf Lohnsteuerermäßigung 2013
   Dieser sechsseitige Antrag ist notwendig, wenn der Arbeitnehmer – ggf. dessen Ehegatte – das erste Mal einen Antrag auf den Freibetrag auf  Lohnsteuerermäßigung stellt oder ein höherer Freibetrag als 2012 beansprucht werden soll.

Arbeitnehmer, die einen Antrag stellen oder andere Veränderungen an den ELStAM-Daten vornehmen lassen, bekommen vom Finanzamt eine Bescheinigung mit den aktuell gespeicherten Daten automatisch zugesandt.