Projektkommunikation verbessern - Der Flugplan hilft Ihnen weiter

Um den Überblick über die unterschiedlichen Projekte zu behalten, werden viel zu oft überflüssige Meetings abgehalten. Führen Sie stattdessen einen Flugplan ein. Denn mit diesem Kommunikationsmittel können Sie sowohl die Mitarbeiter über den Ist-Zustand informieren, als auch Probleme aufzeigen.

Was Sie für einen Flugplan benötigen, erfahren Sie jetzt Schritt für Schritt.

 

Schritt 1: Den Ort für den Flugplan auswählen

Damit der Flugplan seine vielen Vorteile erfüllen kann, muss er für alle gut einsehbar sein, d.h. entscheiden Sie sich für einen Platz, an dem Sie ihn aufhängen werden, der von allen Mitarbeitern besucht wird. Ob im Flur, im Sekretariat oder im Aufenthaltsraum. Sie benötigen eine Größe von ca. 1m x 2m für den Flugplan.

Schritt 2: Sich für das geeignete Material entscheiden

Es gibt einige Materialien, die zur Erstellung eines Flugplans geeignet sind:

• Eine Korkplatte, auf der Sie mehrere Bögen Flipchartpapier heften.
• Eine Magnettafel: Zum Anheften von Zetteln und zum direkten darauf schreiben.
• Eine Pinnwand, die Sie an der Wand befestigen lassen.

Machen Sie einen Preisvergleich. Überlegen Sie dafür auch, wie viele Projekte bei Ihnen pro Jahr anfallen. Sind dies viele, lohnt sich der Kauf einer Magnettafel.

Schritt 3: Beschriften

Notieren Sie als Überschrift „Flugplan“. Unter diese Überschrift legen Sie fünf Spalten an – und zwar von links nach rechts:

1.      Fertig zum Start

2.      Fliegt

3.      Schwierigkeiten

4.      SOS

5.      Sicher gelandet

Schritt 4: Projektkarten anfertigen

Lassen Sie für jedes Projekt eine Projektkarte erstellen. Am besten sollte jedes Projekt eine eigene Farbe zugeordnet bekommen, dies erleichtert den visuellen Überblick. Auf jede Karte wird folgendes notiert:

• Projekt: Bezeichnung, Name und Inhalt des Projekts.
• Projektpilot: Der Ansprechpartner des Projektes.
• Telefon: Wie der Projektpilot zu erreichen ist.
• Abteilung: Welche Abteilung bzw. welches Team für das Projekt verantwortlich ist.
• Ende bis: Das Datum, wann das Projekt fertiggestellt sein soll.

Schritt 5: Den Einsatz erläutern

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie der Flugplan genutzt werden soll. Sobald ein Projekt begonnen wird, füllt der zuständige Mitarbeiter eine Projektkarte aus und heftet Sie unter „Fertig zum Start“ ab. Hat das Team die Arbeit am Projekt aufgenommen, wird die Projektkarte unter „Fliegt“ eingeordnet. Ist es abgeschlossen, wandert die Karte in die letzte Spalte unter „Sicher gelandet“. Tauchen dagegen Probleme auf, wird die Karte sofort unter „SOS“ abgeheftet und in der Spalte „Schwierigkeiten“ notiert, um welche Probleme es sich handelt.

So haben alle die Möglichkeit sich stets über das Projekt zu informieren und bei aufkommenden Problemen unterstützend einzugreifen.