Meeting: Eine gut strukturierte Agenda erhöht die Effektivität

Meetings erfolgreicher gestalten – mit einer gezielten Agenda kein Problem

Das Ziel, das Sie mit einem Meeting verfolgen, ist simpel: Sie wollen Informationen vermitteln, sich eventuell austauschen und manchmal auch Ideen freisetzen. Um dieses Ziel zu erreichen, erstellen Sie, in der Regel während Sie das Meeting vorbereiten, eine Agenda.

Bei der Gestaltung der Agenda berücksichtigen Sie, dass ein Meeting aus drei wichtigen Kriterien besteht:

• dem zeitlichen Rahmen,
• den inhaltlichen Besprechungspunkten
• und der Struktur, also dem Verlauf, den Sie den Besprechungspunkten geben.

Auf alle diese Kriterien haben Sie, als Führungskraft und/oder Moderator, einen großen Einfluss. Denn Sie legen fest,

• was in dem jeweiligen Meeting besprochen wird.
• was als Besprechungspunkt aufgenommen wird, beispielsweise ein Anliegen eines Mitarbeiters.
• in welcher Reihenfolge die einzelnen Besprechungspunkte erörtert werden.
• wie viel Zeit Sie für das gesamte Meeting und für die einzelnen Themen festsetzen.
• auf welche Art der einzelne Besprechungspunkt behandelt werden soll, vielleicht als Austausch oder als Diskussion.

Die Art Ihrer Planung, d.h. wie Sie die Agenda aufbauen, kann dazu beitragen, ein Meeting spannend, kurzweilig, interessant und für alle zeitlich effektiv zu gestalten. Die 3 folgenden Fallbeispiele zeigen Ihnen auf, welche Möglichkeiten Sie bei der Gestaltung Ihrer Agenda und damit bei der Ausrichtung Ihres Meetings haben.

Agenda erstellen: Gestalten Sie Ihr Meeting inhaltlich und zeitlich effizient – 3 Fallbeispiele

Fallbeispiel 1: Stufenweiser Informationsaustausch gestaltet die Zeit aller effektiver

So manches Meeting dreht sich nur um ein einziges Thema, sei es das Projekt MTZ oder das Erreichen neuer Zielgruppen. Um dieses Thema effektiv zu besprechen, werden Sie auf Ihrer Agenda diverse Fragen, Probleme und Inhalte als Besprechungspunkte auflisten. In der Regel werden dann alle Mitarbeiter, die mit diesem Hauptthema zu tun haben, zu diesem Meeting geladen, und zwar für die gesamte Sitzungsdauer, obwohl der eine oder andere Besprechungspunkt für den einen oder anderen Mitarbeiter und dessen Funktion und Arbeitsbereich völlig bedeutungslos ist. Die Folge: Viele Mitarbeiter

• langweilen sich.
• erhalten Informationen, die sie nicht benötigen oder falsch nutzen könnten.
• werden von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten, wodurch dem Unternehmen unnötige Kosten durch die verlorene Arbeitszeit entstehen.

Sie können diese negativen Folgen abbauen, indem Sie einfach die Agenda Ihres Meetings ändern. Schneiden Sie zukünftig Meetings, die dem Informationsaustausch zu einem einzigen Thema dienen, auf Ihre Mitarbeiter zeitlich zu. Listen Sie dazu auf,

• welcher Mitarbeiter bei welchem Besprechungspunkt anwesend sein muss.
• welcher Mitarbeiter welche Informationen benötigt, die er bei welchem Besprechungspunkt erhalten wird.
• welche Informationen von welchem Mitarbeiter wann im Laufe des Meetings mitgeteilt werden.
• welche Informationen aufeinander aufbauen.
• welche Fragen von wem beantwortet werden müssen.
• welche Probleme wen betreffen und von wem erörtert werden sollten.

Durch dieses Einkreisen entsteht eine natürliche Selektion, die Sie bei der Planung Ihrer Agenda berücksichtigen sollten. Planen Sie einen zeitlichen Ablauf des Meetings, indem

• Mitarbeiter nur zu einzelnen Besprechungspunkten hinzustoßen.
• Mitarbeiter beispielsweise nur bei den ersten drei Besprechungspunkten anwesend sind und dann das weitere Meeting verlassen.
• Mitarbeiter beispielsweise nur zum letzten bzw. vorletzten Besprechungspunkt erscheinen.

Dafür staffeln Sie den Ablauf des Meetings so, dass Mitarbeiter wirklich nur einmal zum Meeting erscheinen. Um die wechselnden Übergänge und den gegenseitigen Informationsaustausch zu erleichtern, müssen Sie

• auf der Agenda, die alle rechtzeitig im Vorfeld des Meetings erhalten, den zeitlichen Ablauf klar und präzise auflisten, beispielsweise 9.35 Uhr, Projekt MTZ – Topic Forschungsergebnisse, Diskussion, Teilnehmer: Herr K., Frau B., Herr T., Herr U.
• zwischen den einzelnen Besprechungspunkten kurze Pausen von ein bis zwei Minuten einbauen, damit der Wechsel keine Gespräche stört.
• an der Tür des Besprechungsraumes ein Schild „Zutritt erlaubt/verboten“ anbringen, um so den wartenden Mitarbeitern zu signalisieren, wann eingetreten werden kann.
• die besprochenen Informationen auf einem Flipchart oder einer Pinnwand strukturiert zu dokumentieren, so dass jeder Mitarbeiter die Entwicklung des Austausches erkennt.

Fallbeispiel 2: Allgemeine Themen abwechslungsreich gestalten steigert die Aufmerksamkeit

Viele Meetings sind für viele Mitarbeiter unzufrieden stellend und ineffektiv, weil die Themen – wie Vorgaben, Fragen zur Teamarbeit, Neuerungen im Unternehmen – wie in einer Nachrichtensendung nacheinander abgehakt werden und es keine Einbindung gibt. Oder wenn die Mitarbeiter tatsächlich durch Fragen zur Diskussion aufgefordert werden, wird diese ungeschickt moderiert. Fokussieren Sie deshalb bei der Planung der Agenda auch die Interessen und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. Denken Sie daran, Ihre Mitarbeiter

• sind eigenständige und eigenverantwortliche Menschen.
• wollen nicht einfach nur ständig passiv berieselt werden.
• wollen Gehör finden.
• wollen miteingebunden werden.
• wollen aktiv das Meeting mitgestalten.

Planen Sie deshalb, gerade bei alltäglichen Themen, die Sie in Ihrem Meeting behandeln möchten, den Verlauf so, dass Ihre Mitarbeiter sich angesprochen fühlen. Der Aufwand lohnt sich, denn Ihre Mitarbeiter werden das Besprochene motivierter und engagierter umsetzen. Überlegen Sie für solch eine Planung,

• über welche Themen soll im Meeting informiert werden?
• welches dieser Themen ist brisant und wird somit die volle Aufmerksamkeit der Mitarbeiter erhalten?
• welches Thema wird bei dem Team Fragen aufwerfen?
• welches Thema erfordert eine Abstimmung?
• bei welchem Thema sollte ein kurzer Erfahrungsaustausch stattfinden?

Werten Sie Ihre Ergebnisse aus, indem Sie

• für Besprechungspunkte, die brisant sind oder diskutiert werden sollen, mehr Zeit einplanen.
• den Ablauf der Agenda so strukturieren, dass jedem Besprechungspunkt, über den Sie nur informieren, ein Thema folgt, bei dem sich die Mitarbeiter beteiligen können. So bauen Sie einen wechselnden Spannungsbogen, der für eine konstante Aufmerksamkeit sorgt.

Fallbeispiel 3: Wichtiges zuerst ruft eine sofortige Beteiligung hervor

Bei vielen Meetings, die unterschiedliche Besprechungsthemen haben, werden oft die langweiligen Inhalte zuerst behandelt. Nach dem Motto „Dann haben wir es hinter uns“. Leider ist dies kein gelungener Start für ein erfolgreiches Meeting. Denn die Mitarbeiter fühlen sich wenig angesprochen oder schalten bei der Informationsberieselung ab. Andere kommen deshalb sogar gleich zu spät, weil sie wissen, dass sie nicht viel verpassen werden.

Ändern Sie dies. Präsentieren Sie wichtiges zuerst – und zwar am besten so, dass sofort eine Interaktion zwischen Ihnen und den Mitarbeitern stattfindet.

• Starten Sie mit einer Frage. „Wenn Sie den Bearbeitungsverlauf der Reklamation aus der Sicht des Kunden betrachten, wie würden Sie diesen beschreiben?“
• Leiten Sie einen Erfahrungsaustausch ein. „Die letzte Woche hat uns allen sehr zu schaffen gemacht. Welche Erfahrungen haben Sie dabei gesammelt?“
• Fragen Sie den Wissens- und Kenntnisstand ab. „Was fällt Ihnen zu diesem Thema ein? Welche Kenntnisse haben Sie darüber erfasst?“