10 Regeln für Ihre Gesprächsführung

Ein Gespräch ist nur so gut wie seine Gesprächsführung. Setzen Sie gezielt Akzente, um dem Mitarbeiter Zeit und Raum zu geben, seine Meinung zu äußern. Beugen Sie dabei Missverständnissen vor.

Die 10 Regeln der Gesprächsführung verraten Ihnen wie.

Regel 1: Planung ist gefragt

Damit das Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter für beide Seiten erfolgreich verläuft, planen Sie gezielt, wann und worüber Sie mit Ihrem Mitarbeiter sprechen möchten. Koordinieren Sie einen zeitlich für alle passenden Termin und teilen sie diesen Ihrem Mitarbeiter mit.

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Unsere Checkliste: Organisatorische und inhaltliche Gesprächsvorbereitung unterstützt Sie in der Vorbereitung auf ein Mitarbeitergesprächs.

Regel 2: Aufmerksamkeit schenken

Wählen Sie einen ungestörten Raum, an dem Sie das Gespräch in Ruhe durchführen können, oder schließen Sie die Tür zu Ihrem Büro. Bitten Sie dabei Ihre Sekretärin während des Gesprächs keine Telefonate durchzustellen.

Regel 3: Offen im Gespräch sein

Verabschieden Sie sich im Vorfeld von vorgefassten Meinungen, die Sie zu der Angelegenheit gewonnen haben. Zwar ist eine Einschätzung der Lage nötig, doch innerhalb eines Mitarbeitergespräches wollen Sie nicht Ihre Meinung bestätigt bekommen, sondern die Sachlage aus der Sicht des Mitarbeiters kennen lernen. Bleiben Sie also offen – auch was den Gesprächsverlauf betrifft.

Regel 4: Raum geben für die eigene Meinung

Erläutern Sie zu Beginn des Gespräches, den Anlass weshalb Sie ihn zu sich gebeten haben. Bitten Sie ihn schließlich seine Meinung zu dem Anliegen zu äußern. Fragen Sie nach, um Ihren Mitarbeiter besser zu verstehen oder um scheue Mitarbeiter ein wenig aus der Reserve zu locken.

Regel 5: Pausen sind akzeptabel

In jedem Gespräch entstehen Pausen. Üben Sie sich in solchen Augenblicken in Geduld, d.h. bieten Sie nicht selbst eine Antwort an oder geben Ihre Meinung ab, um das Schweigen zu brechen. Bleiben Sie gelassen. so signalisieren Sie Ihr Interesse und geben Ihrem Mitarbeiter Gelegenheit seinen Gedankengang oder auch seine Lösungsidee zu formulieren.

Regel 6: Auf Ausführungen eingehen

Dafür gibt es verschiedene Taktiken:

• Wiederholen Sie das Gesagte.
• Fassen Sie es in eigenen Worten zusammen.
• Fragen Sie nach.
• Bitten Sie um weitere Klärung.
• Erläutern Sie Ihre Kenntnisse über den Sachverhalt.
• Besprechen Sie basierend auf den Ausführungen die weitere Vorgehensweise und Zielsetzung.

Regel 7: Irrtümer eingestehen

Geben Sie Fehleinschätzungen zu. Gestehen Sie ein, sich in dem jeweiligen Punkt geirrt zu haben. So zeigen Sie Größe und stärken gleichzeitig die Vertrauensbasis zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter.

Regel 8: Non-verbale Signale beachten

Beachten Sie unbedingt sowohl Ihr eigenes non-verbales Verhalten, als auch das Ihres Gesprächspartners. Stellen Sie sicher, dass Ihre Worte und Ihre Gestik und Mimik tatsächlich eine Sprache sprechen. Wer zustimmt, gleichzeitig die Zähne zusammenbeißt und das Gesicht verzerrt, wird bei seinem Gegenüber Verwirrung stiften. Und oft wird eher den non-verbalen Signalen geglaubt, als den verbalen.

Nutzen Sie die non-verbale Körpersprache Ihres Mitarbeiters, um ihn zu spiegeln. „Sie legen gerade Ihre Stirn in Falten. Haben Sie Bedenken, die Sie mitteilen möchten?“ Dieses Spiegeln bietet die Gelegenheit bestimmte Aspekte tiefergehend zu erörtern und so eine zufriedenstellende Einigung zu erreichen.

Regel 9: Positive Emotionen schaden nie

Obwohl Sie einen sachlichen und ruhigen Gesprächston einsetzen, ist dennoch Raum für Emotionen. Denn emotionale Äußerungen sprechen Ihren Mitarbeiter besonders an. Ein Lob, das mit Begeisterung und Freude ausgesprochen wird, wirkt viel motivierender. Gleichzeitig bauen diese Gefühle Nähe auf. Für ein Mitarbeitergespräch eine gute Basis.

Regel 10: Missverständnissen vorbeugen

Missverständnisse haben viele Ursachen. Unklare Anweisungen, Nutzung von unbekannten Fachbegriffen, ungleiche Vorerfahrungen, gedankliche Abwesenheit oder der Gesprächspartner hört etwas, was unausgesprochen zwischen den Zeilen steht. Erhöhen Sie unbedingt Ihre Sensibilität. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

• Antwortet Ihr Mitarbeiter gerade auf etwas völlig anderes?
• Legt Ihr Mitarbeiter bei seiner Antwort sein Gewicht auf einen Aspekt, der Ihnen nur nebensächlich war?
• Beginnt er sich zu entschuldigen?
• Rechtfertigt er seine Ausführungen?
• Fühlt er sich in seiner Person angegriffen?

Dann ist in der Regel ein Missverständnis die Ursache. Klären Sie dieses unbedingt auf, dann steht einem positiven Gesprächsausgang nichts im Wege.