Tipps und Tools für das Homeoffice – so arbeiten Sie produktiv von zu Hause aus
Als Unternehmen sollte man nicht nur den Umsatz im Blickfeld haben, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Schließlich tragen sie maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei, und ihre Produktivität und Motivation hängt nicht zuletzt auch von den Arbeitsbedingungen ab.
Um die Bindung zwischen Mitarbeitern und Unternehmen langfristig zu stärken, sollten Sie als Unternehmensleitung offen für neue Impulse sein und Mitarbeitern einen flexiblen und modernen Arbeitsplatz bieten. Eine Möglichkeit, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu stärken, ist das Arbeiten im Homeoffice.
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Wie sieht ein guter Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden aus und welche Tools sind dabei unabdingbar?
Hochwertige Hardware
Die Voraussetzung für produktives Arbeiten im Homeoffice ist leistungsstarke und hochwertige Hardware. Ob Ihre Mitarbeiter zu Hause einen Desktop-PC nutzen sollten oder auch mit einem Laptop arbeiten können, hängt von deren Aufgaben ab.
Grundsätzlich sind stationäre Rechner etwas leistungsstärker; bei Standardanwendungen wie Internetrecherche, E-Mail-Kommunikation oder Textbearbeitung fallen die Leistungsunterschiede zwischen Desktop-PCs und Laptops jedoch nicht ins Gewicht.
Anders sieht es bei Anwendungen aus, die viel Rechenleistung erfordern, beispielsweise bei professioneller Bildbearbeitung, 3D-Gestaltung und Videoschnitt: Hier sind die Desktop-PCs leicht im Vorteil.
Mitarbeiter, die nicht nur im Homeoffice, sondern auch mobil arbeiten möchten, sollten sich für ein Notebook mit einem schnellen Prozessor, viel Arbeitsspeicher, einer schnellen Festplatte bzw. einem Flash-Laufwerk – jeweils mit ausreichend Speicherkapazität – sowie langer Akkulaufzeit entscheiden.
Während ein Desktop-PC grundsätzlich mit einer Vielzahl verschiedener Anschlüsse ausgestattet ist, sollte man vor dem Erwerb eines Laptops genau hingucken und überlegen, welche Anschlüsse man für die Arbeit unbedingt braucht. Notwendig sind etwa USB- und HDMI-Anschlüsse, damit man den Laptop beispielsweise mit einem Beamer oder einem externen Monitor verbinden kann. USB-Anschlüsse lassen sich durch einen USB-Hub erweitern, sodass man problemlos eine Maus sowie eine Tastatur anschließen kann. So lässt es sich noch komfortabler an einem Laptop arbeiten.
IT-Support im Homeoffice
Hat man die Hardware nach seinen Bedürfnissen ausgewählt, sollte man sich um die nötige Software Gedanken machen. Zwar werden Desktop-PCs und Laptops mit den nötigen Basisprogrammen ausgeliefert, doch manche Tools sind essenziell für eine produktive Tätigkeit im Homeoffice – und das sowohl aus Arbeitnehmer als auch aus Arbeitgebersicht. Schließlich muss gewährleistet sein, dass der Mitarbeiter im Homeoffice durchgängig erreichbar ist und effizient arbeiten kann.
Da in vielen Berufen Teamarbeit erforderlich ist, muss sichergestellt sein, dass man auch im Homeoffice mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten kann. Softwarelösungen sollten nicht nur die Absprache mit anderen Teammitgliedern ermöglichen, sondern auch das Teilen von und gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten.
Als Chatprogramm eignet sich beispielsweise Skype, und Dokumente teilen kann man unter anderem mit Dropbox. Wer jedoch auf der Suche nach einem Programm ist, das diese Funktionen vereint, sollte sich genauer über das Remote-Desktop-Tool TeamViewer und dessen Leistungsumfang informieren. Das Tool bietet mit einem Text-Chat, Videokonferenzen und einem virtuellen Whiteboard allerhand Funktionen, die die Teamarbeit auch digital ermöglichen. Weitere Vorteile des Programms sind zum einen die Datensicherheit und zum anderen die Möglichkeit des Zugriffs auf andere Computer, sofern diese dafür freigeschaltet sind. So profitiert beispielsweise auch die IT-Abteilung eines Unternehmens von TeamViewer, denn über das Programm kann sie auf den PC von Mitarbeitern im Homeoffice zugreifen, falls diese technische Hilfe benötigen. So sind die Arbeitsabläufe abgesichert und Probleme können direkt behoben werden.
Projekt- und Zeitmanagement
Zur Strukturierung im Homeoffice gibt es Tools für Projektmanagement, Aufgabenverteilung und Zeitkalkulation. Die Zeiterfassung lässt sich beispielsweise mit dem Time-Tracking-Tool Toggl effizienter gestalten; seine Funktionen sind größtenteils kostenlos nutzbar. Nach der Installation und Anmeldung können Sie gleich mit dem Erstellen von Projekten beginnen und diesen verschiedene Kunden zuordnen. Außerdem haben Sie die Wahl, die Projekte individuell für andere Teammitglieder freizuschalten. Durch die integrierte Zeiterfassung lässt sich nicht nur sehen, wer wie viel Zeit für welches Projekt benötigt hat, sondern wie viel Aufwand pro Kunde anfällt.
Ohne Option für die Zeiterfassung, dafür mit einem ansprechenden Layout ausgestattet, eignet sich das Online-Tool Trello zur Verwaltung von Aufgaben mithilfe von Listen, Boards und Karten. Die Bedienung ist intuitiv und kinderleicht. Indem Sie ein Board anlegen, eröffnen Sie ein Projekt zu einem bestimmten Thema, das Sie mit Listen und Karten ergänzen können. Das Programm erinnert an klassische To-do-Listen, die man sich auch im Alltag schreibt. Doch Trello funktioniert auch im beruflichen Alltag und sogar bei der Arbeit im Team, denn Karten lassen sich für andere Mitglieder freischalten. So geht Ihnen das Projektmanagement auch im Homeoffice leicht von der Hand.
