Weniger Papier - Probieren Sie es mit dem Masern-Trick

Berichte, Dokumente, Protokolle, Memos – die Zahl der Papiere, die täglich auf Ihrem Schreibtisch landen, wächst. Oft wird die Papierflut jedoch selbst noch angekurbelt. Denn viele Dokumente nehmen Sie mehr als einmal in die Hand. Führen Sie deshalb einmal den Masern-Trick durch.

Der Masern-Trick verrät Ihnen spielerisch, wie oft Sie welches Dokument in die Hand nehmen, bevor es endlich abgelegt wird. Dadurch erkennen Sie,

• wie viel Zeit Sie für dieses Dokument aufwenden,
• wie gut Ihre Ablage funktioniert,
• ob einzelne Arbeitsprozesse effizient ablaufen.

Mit dem Masern-Trick gegen Ihre wachsende Papierflut 

Legen Sie sich einen bunten Stift – ob Marker oder einen Kugelschreiber mit roter Mine – bereit. Ebenso benötigen Sie selbstklebende Notizzettel oder Büroklammern mit Notizzetteln. Machen Sie nun innerhalb einer Woche auf jedes Dokument, das Sie erhalten und in die Hand nehmen, einen Punkt mit Ihrem farbigen Stift. Seien Sie unbedingt konsequent. Auch wenn sich bei dem einen oder anderen Dokument die Punkte häufen – und das Schriftstück zum Schluss aussieht, als hätte es die Masern.

Hinweis: Falls es wichtige Dokumente sind, befestigen Sie einen Notizzettel auf das Dokument. Und machen den Punkt auf den Notizzettel.

Der Masern-Trick in der Auswertung

Sortieren Sie die einzelnen Dokumente einmal nach der Stärke des Masern-Ausbruchs, d.h. die Schriftstücke, die die meisten Punkte erhalten haben, kommen oben auf Ihren Stapel.

Analysieren Sie schließlich das Ergebnis:

• Zu welcher Kategorie gehört dieses Dokument? Ist es ein Rundschreiben? Ist es eine Information für Ihre Arbeit? Ist es eine Anfrage eines Kunden?
• Weshalb mussten Sie es so oft in die Hand nehmen?
  • Wissen Sie nicht, wo Sie es ablegen sollen?
  • Lassen Sie Ihre Ablage zu stark anwachsen, statt alles gleich abzuheften?
  • Wollten Sie es bearbeiten und sind nicht dazugekommen?
  • Ist Ihr Arbeitsprozess so gegliedert, dass bei bestimmten Zwischenschritten immer wieder auf gleiche Dokumente zurückgegriffen werden muss?
  • Waren inhaltliche Aussagen im Dokument unklar?
  • Wussten Sie nicht, was Sie konkret damit machen sollten?
  • War es für Sie generell interessant, nur nicht für Ihre konkreten Arbeitsvorgänge, so dass Sie es nicht zuordnen konnten?
    
    
• Überlegen Sie in Ruhe, welche Lösungen Ihre Antworten benötigen. Ziel ist es: Die einzelnen Dokumente so schnell als möglich zu bearbeiten und abzulegen. Wie können Sie dies erreichen?