Meeting: Das Protokoll als Ergebnisprotokoll schnell und effizient schreiben

Protokoll schreiben: Mit dem Ergebnisprotokoll schnell und effizient

Unabhängig ob die Besprechung lang oder kurz gewesen ist, die Effizienz eines jedes Meetings erhöht sich durch eins: Ein Protokoll. Zum einen dient es als Vorlage für die weiteren Aufgaben und Arbeiten. Zum anderen können sich so auch Mitarbeiter informieren, die an dem Meeting nicht teilnehmen konnten.

Durch ein Protokoll kommt jede effektive Besprechung zu einem wirklichen Abschluss, da das Protokoll allen als hilfreiche Gedächtnisstütze dient.

Doch nicht alle Protokolle steigern die gewünschte spätere Effizienz. Protokolle wie beispielsweise ein Gesprächsprotokoll, ein Besprechungsprotokoll oder gar ein Verlaufsprotokoll konzentrieren sich auf den Inhalt einer Besprechung – dies ist auch der Sinn eines solchen Protokolls – und heben weniger die besprochenen Ergebnisse hervor. Deshalb sollte aus drei Gründen bei den meisten Meetings auf ein ausführliches Protokoll verzichtet werden:

1. Ein Mitarbeiter bzw. die Sekretärin würde am Meeting nur als Protokollant teilnehmen.
2. Das Protokoll als Verlaufsprotokoll zu erstellen, kostet den Mitarbeiter viel zu viel kostbare Zeit.
3. Die Wahrscheinlichkeit ist (sehr) gering, dass Ihre Mitarbeiter die Zeit haben und finden, all diese Fakten nochmals zu lesen, um sich dabei die Aufgaben – also die Ergebnisse – selbst herauszuschreiben.

Deshalb konzentrieren Sie sich auf eins: Auf die Ergebnisse des Meetings. Und der einzelne Mitarbeiter wird sich garantiert nicht mehr mit folgenden Fragen befassen müssen:

• Wie schreibt man ein Protokoll?
• Protokolle richtig schreiben: Wie gelingt mir dies?
• Wie führe ich ein Protokoll?

Denn mit dem Ergebnisprotokoll ist die Protokollführung leicht gemacht.

Ein Protokoll schreiben: Erstellen Sie schnell und mühelos in 3 Schritten das Ergebnisprotokoll:

Damit Sie flink und effizient Ihr Protokoll erstellen können, laden Sie sich am besten unsere Protokollvorlage herunter und kopieren Sie es sich einige Male, damit Sie stets diese Protokollvorlage zur Hand haben. Folgen Sie schließlich einfach der folgenden Anleitung: „Protokoll schreiben“, dann geht alles fast wie von selbst. Setzen Sie die Protokollvorlage am besten bereits während des Meetings ein. Tragen Sie in die jeweiligen Spalten gleich die entsprechenden Fakten ein. Und wenn Sie über eine gut lesbare Handschrift verfügen, kann Ihr ausgefülltes Ergebnisprotokoll sofort nach Ende der Besprechung kopiert und alle verteilt werden. Schneller geht es nicht!

Schritt 1: Erfassen Sie als erstes die Teilnehmer, das Datum und den Anlass auf dem Ergebnisprotokoll

Sobald das Meeting begonnen hat, notieren Sie

• in die oberste Spalte das Datum der Besprechung.
• in die Spalte daneben den Namen des Verfassers, falls Sie das Protokoll erstellen Ihren eigenen.
• in der zweiten Reihe in die linke Spalte alle Namen, sowohl der Kollegen als auch Ihres Vorgesetzten, die am Meeting teilgenommen haben.
• in der zweiten Reihe in die rechte Spalte, wer zusätzlich in den Verteiler aufgenommen werden soll – beispielsweise Mitarbeiter, die abwesend waren, die Geschäftsleitung oder andere Abteilungen. Falls Sie hier unsicher wer alles auch das Ergebnisprotokoll erhalten soll, fragen Sie am Ende der Besprechung Ihren Vorgesetzten oder die Sekretärin.

Schritt 2: Übernehmen Sie die Besprechungspunkte

Hüten Sie sich allerdings davor die einzelnen Agendapunkte einfach aus der Einladung zum Meeting abzuschreiben. Denn aus Erfahrung wissen Sie: Nicht immer werden alle Besprechungspunkte wirklich diskutiert. Entweder fehlt die Zeit. Oder ein aktueller Themenpunkt wurde zusätzlich aufgenommen. Deshalb notieren Sie jeden Agendapunkt erst dann, wenn er wirklich eröffnet wird.

Schritt 3: Halten Sie das Ergebnis fest

Dies ist oftmals leichter gesagt als getan. Denn in einigen Fällen

• gibt es kein Ergebnis. Es fand vielleicht keine Einigung über die nächsten Schritte und Aufgaben statt. Oder das Thema muss weiter besprochen werden. In so einem Fall notieren Sie genau dies: Ohne Ergebnis. Und falls es erneut besprochen wird, notieren Sie: Ohne Ergebnis. Dieser Besprechungspunkt wird im nächsten Meeting (Datum einsetzen) erneut diskutiert.
• wird nur ein Zwischenergebnis ermittelt. Es müssen noch Fakten eingeholt werden oder eine wichtige Frage geklärt werden, bevor beschlossen werden kann, wie die nächsten Schritte aussehen sollen. Notieren Sie in solch einem Fall: Mitarbeiter X recherchiert die nötigen Zahlen. Zu erledigen bis: Datum notieren.
• ist zwar unverkennbar, was bis wann gemacht werden soll, jedoch bleibt offen, wer dies erledigen soll. Dies will der Vorgesetzte erst nach dem Meeting entscheiden. Notieren Sie: Die Analyse der Kundenreklamation soll sich auf die Zielgruppe 50+ konzentrieren. Fertigzustellen: In drei Wochen (genaues Datum eintragen). Vorgesetzter Y entscheidet nach dem Meeting, wer diese Aufgabe erledigen soll.

Tipp:

Sollten Sie unsicher sein, wie das Ergebnis nun eigentlich lautet, fragen Sie beim Abschluss des einzelnen Agendapunktes nach. Gerne können Sie Ihre Frage auch in Worte fassen wie „Als Ergebnis notiere ich jetzt…Stimmen damit alle überein?“