Aktivitäten effektiver planen! Mit dem A-Z Register geht's leichter

Gibt es Aktivitäten, die mehrere Schritte zur Realisierung benötigen? Haben Sie sich Ziele gesetzt, die monatelang Ihren Einsatz und Ihre Kontrolle erfordern? Stellen Sie während des Realisierungsprozesses fest, dass Sie weitere Schritte einplanen müssen? Zum besseren Gelingen solcher Aufgaben erweitern Sie Ihr Zeitmanagementsystem. Fügen Sie ein A-Z-Register hinzu. Nur so können Sie komplexe Aktivitäten richtig erfassen.

Das Arbeiten mit einer einzigen Aktivitäten- und Aufgabenliste garantiert Ihnen, dass Sie wirklich alle Arbeiten und Aufgaben, die Sie erledigen wollen und müssen, auch an einer zentralen Stelle erfassen und so nichts vergessen. Allerdings stoßen Sie mit der Aktivitätenliste an Grenzen. Denn üblicherweise notieren Sie die Aufgaben einfach untereinander, so wie Sie diese erhalten oder diese Ihnen einfallen.

Komplexe Aufgaben gehen dabei nicht nur visuell unter, sondern es ist auch nicht möglich, Realisierungsschritte, die Sie später noch hinzufügen möchten, an der Stelle in Ihrer Liste, an der diese Aktivität aufgelistet wurde, zu notieren. Es fehlt einfach der Platz. Gestalten Sie deshalb Ihre Aktivitätenliste um.

Das A-Z-Register für Ihre Aktivitätenliste

Verfeinern Sie die Struktur Ihrer einzigen Aktivitätenliste. Nutzen Sie ab heute ein A-Z-Register, um Ihre Aktivitäten alphabetisch einzuordnen beispielsweise A für Akquise, B für Buchhaltung, I für Ideen, M für Meetings. Dadurch

• setzen Sie bereits beim Notieren bei Ihren Aktivitäten Schwerpunkte.
• können Sie die einzelnen Aufgaben schneller und leichter bündeln, denn Sie sehen beispielsweise unter T wie Telefonate wie viele Anrufe Sie tätigen müssen.
• ist es ein Leichtes, komplexere Aufgaben zu erfassen. Zum einen erhalten diese durch die Zuordnung zu einem Schwerpunkt eine visuelle Hervorhebung und können so auch schneller wiedergefunden werden. Zum anderen können Sie zur Erhöhung dieser Übersichtlichkeit jeder komplexen Aufgabe ein Extra-Blatt reservieren, um eventuelle Realisierungsschritte nachtragen zu können.

Mein Tipp:

Überlegen Sie sich einige Schwerpunkte, unter denen Sie zukünftig Ihre einzelnen Aktivitäten notieren möchten. Selbstverständlich gelten dafür die bisherigen Erfassungskriterien: Inhalt der Aktivität, die Deadline, wie viel Zeit Sie dafür veranschlagen und ob Sie es erledigt haben.