Bewirtungskosten als Betriebsausgaben – Steuern sparen mit dem richtigen Ansatz

Steuern sparen mit Bewirtungskosten

Kosten für die Bewirtung von Mitarbeitern oder Geschäftspartnern sorgen nicht selten für Streit mit dem Finanzamt über den Abzug als Betriebsausgabe. Meist sind Fehler bei den formalen Voraussetzungen Grund für eine Ablehnung. Wenn Sie Bewirtungskosten steuerlich absetzen wollen, sollten Sie unbedingt die folgenden Regeln beachten.

Anlass der Bewirtung entscheidet über die Anerkennung als Betriebsausgabe

Zwingende Voraussetzung ist, dass der Anlass der Bewirtung im beruflichen bzw. betrieblichen Bereich liegt. Das könnte im Bereich von Unternehmen oder Freiberuflern bspw. ein Essen im Zusammenhang mit einem Vertragsabschluss sein. Nur so können Sie das Geschäftsessen absetzen.

Aufpassen

Bei Arbeitnehmern kommen abzugsfähige Bewirtungskosten in der Regel nur bei Außendienstmitarbeitern zur Anwendung – bspw. wenn ein tatsächlicher oder potenzieller Kunde eingeladen wird.

Steuerlich spricht man von Bewirtung, wenn es um Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel (z.B. auch Tabakwaren) geht. Dazu zählen auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z.B. Trinkgelder, Garderobengebühren). Bezüglich der Absetzbarkeit muss die Beköstigung eindeutig im Vordergrund stehen. Beim Besuch von Nachtclubs zeigt sich die Finanzverwaltung deshalb fast immer widerspenstig – hier wird grundsätzlich ein privater Charakter der Einladung unterstellt.

Angemessenheit ist das entscheidende Kriterium

Abzugsfähig sind nur betrieblich veranlasste Bewirtungskosten, die auch angemessen sind. Der unangemessen hohe Teil der Aufwendungen wird grundsätzlich nicht zum Betriebsausgabenabzug zugelassen. Ob die Bewirtungskosten angemessen sind, kann nicht pauschal beantwortet werden. Entscheidend sind hier 

• die Umstände des Einzelfalls (Größe des Unternehmens, Bedeutung der Geschäftsbeziehung),
• die allgemeinen Verkehrsauffassung und
• die jeweiligen Branchenverhältnisse.

70 % der geschäftlichen Bewirtungskosten können Sie absetzen

Die betrieblich veranlassten Bewirtungskosten werden nach allgemeinen betrieblichen Bewirtungskosten und nach sogenannten geschäftlichen Bewirtungskosten differenziert. Letztere können zu 70 % (30 % sind Eigenanteil nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) angesetzt werden, die betrieblichen Bewirtungskosten werden dagegen vollständig zum Abzug zugelassen. Eine geschäftliche Bewirtung liegt immer dann vor, wenn es um Geschäftsbeziehungen geht (bspw. die Einladung von Kunden oder Lieferanten).

Tipp

Wenn Sie auf Geschäftsreisen Geschäftspartner bewirten, sind die Kosten zu 70 % abzugsfähig. Zusätzlich können Sie aber hier Ihre eigenen Verpflegungspauschalen geltend machen.

Vorsteuer grundsätzlich zu 100 % steuerlich absetzen

Bezüglich der Umsatzsteuer können Sie die Vorsteuer immer vollständig, also zu 100 % ansetzen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um allgemeine betriebliche oder geschäftliche Bewirtungskosten handelt.

Geschäftsessen absetzen können Sie nur mit ordnungsgemäßer Rechnung

Bewirtungskosten werden nur dann akzeptiert, wenn eine ordnungsgemäße Bewirtungsquittung vorliegt. Dies bedeutet, dass die Kosten für Speisen und Getränke einzeln ausgewiesen werden müssen. Darüber hinaus müssen Angaben über

• Ort,
• Datum,
• Teilnehmer und der
• Anlass der Bewirtung

vorgelegt werden. Die Quittung muss maschinell erstellt sein, handschriftliche Quittungen erkennt das Finanzamt ohne besonderen Grund (bspw. Defekt der Registrierkasse) häufig nicht an.

Aufpassen

Auch lückenhafte oder fehlerhafte Bewirtungsbelege führen fast immer zu einer Versagung des Abzugs der Betriebsausgaben. Dies gilt in der Regel auch dann, wenn die Aufwendungen anders glaubhaft gemacht werden können (bspw. durch entsprechende Zeugenaussagen).

Trinkgelder können dagegen steuerlich geltend gemacht werden. Diese sollten deshalb auf der Quittung gesondert vermerkt werden.

Tipp

Es ist mehr als sinnvoll, die erforderlichen Angaben zu Teilnehmern und Anlass der Bewirtung im Restaurant direkt auf der Quittung zu vermerken. Die Finanzverwaltung schreibt nämlich vor, dass derartige Angaben zeitnah vorgenommen werden müssen.

Beim Geschäftsessen sind teilnehmende Ehegatten unter bestimmten Umständen begünstigt

Wenn Ihr Ehegatte an einem Geschäftsessen teilnimmt, gelten folgende steuerliche Besonderheiten: 

1. Ist der Ehegatte Mitinhaber, können Sie den Betriebsausgabenabzug anteilig vornehmen. 
2. Ist Ihr Ehegatte im Unternehmen angestellt, ist der anteilige Abzug als Betriebsausgabe zulässig, wenn zwischen Ehegatte und den eingeladenen Geschäftspartnern eine berufliche Beziehung besteht.

Nimmt der Ehegatte ausschließlich aus „gesellschaftlichen“ Gründen am Essen teil, ist ein Betriebsausgabenabzug nicht möglich.

Wenn Sie beim Finanzamt auf Nummer Sicher gehen wollen, sollten Sie sich unsere Übersicht: Die 7 wichtigsten Tipps zum Abzug von Bewirtungskosten ansehen.