Vorteile der Online-Rechnung: Das sollten Sie wissen
Rechnungen online schreiben, empfangen und verwalten
Telekommunikations-Anbieter, Mietwagen-Unternehmen und viele andere Dienstleister stellen ihren Kunden die Rechnungen als Online-Abruf oder als PDF-Datei per E-Mail zur Verfügung. Mit einer leistungsfähigen Service-Plattform kann Ihr Unternehmen wie die "Großen" alle Vorteile der Online-Rechnung nutzen: die Rechnung schreiben und versenden, Rechnungen der Lieferanten empfangen und den Rechnungsein- und -ausgang verwalten.
Online-Rechnungen entlasten Sie, Ihre Mitarbeiter, Ihre Registratur und die Umwelt
Auch wenn in Ihrem Unternehmen niemand mehr eine Rechnung schreiben muss, weil eine Standardsoftware diese Aufgabe übernimmt, blockieren viele Folgearbeiten wie Drucken, Falzen und Kuvertieren Ihre "Manpower". Eine Kopie jeder Rechnung wird gemäß dem Steuerrecht im Rechnungsausgangsordner abgelegt, eine weitere möglicherweise noch in der Kundenakte. Ähnlichen Aufwand treiben Sie oder Ihre Mitarbeiter mit den Eingangsrechnungen der Lieferanten. Seit die Finanzverwaltung elektronisch erstellte Rechnung anerkennt, könnten diese Abläufe entfallen, Registratur und Papierverbrauch nachhaltig schrumpfen. Darüber hinaus bieten die relevanten Online-Portale interessante Funktionen zur Rationalisierung der Rechnungsverwaltung, der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sowie der Zahlungsein- und -ausgangskontrolle an.
Rechnungen online schreiben und empfangen - so funktioniert's
Im ersten Schritt registrieren Sie Ihr Unternehmen bei der Online-Plattform Ihrer Wahl. Zum Zweiten hinterlegen Sie einen Briefkopf - mit oder ohne Logo - und die Basisdaten Ihres Unternehmens wie Adresse, Kontaktdaten und Bankverbindungen. Mit dem dritten Schritt legen Sie die Profile Ihrer Kunden an. Einige Portale bieten Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, die Rechnungsstellung durch Artikelstammdaten weiter zu rationalisieren. Mehrwertsteuersätze, Zahlungsziele und -konditionen und weitere Details legen Sie grundsätzlich oder flexibel, wenn Sie die Rechnung schreiben, fest. Für den Online-Versand der Rechnungen stehen in der Regel verschiedene Optionen zur Verfügung: Wenn der Kunde ebenfalls bei dieser Plattform registriert ist, informiert ihn eine E-Mail über den Rechnungseingang, er kann die Rechnung dann direkt über die Plattform abrufen. Nicht registrierte Kunden erhalten die Rechnung als PDF-Datei per E-Mail. Auf gleichen Wegen erhalten Sie auch Ihre Eingangsrechnungen - ganz unkompliziert direkt über das Portal oder als PDF-Datei, die der Lieferant per E-Mail an Ihren Account bei der Plattform sendet. Häufig bietet ein Nachrichtentool die Möglichkeit, Unstimmigkeiten auf dem direkten Weg zu klären.
Online Rechnungen verwalten und Zahlungen kontrollieren
Der Service aller Online-Plattformen umfasst die Funktionen Rechnungsverwaltung und Zahlungskontrolle. Die E-Invoicing-Anbieter unterscheiden sich jedoch in der Art und Weise wie sie ihren Service anbieten. Während einige Plattformen alle Leistungen zu einem Preis anbieten, bieten andere verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Leistungen an. Je nach Budget und gewünschten Leistungen können Sie das für ihn sinnvollste Paket wählen. So gibt es gebührenfreie Basisversionen, die dem Nutzer das Rechnung Schreiben und Versenden sowie den Rechnungsempfang ermöglichen. Die erweiterten und kostenpflichtigen Versionen bieten dann zusätzliche Leistungen wie den Überblick über den aktuellen Status der Rechnung – offen, fällig oder überfällig, gemahnt usw. – und die Überwachung der Zahlungen.
