Aufbewahrungsfrist und Archivierung elektronischer Kontoauszüge

In den Unternehmen wird die Verwendung von elektronischen Kontoauszügen immer beliebter. In der Regel geht es hier um Kontoauszüge in Bilddateiformaten (tif oder pdf), sinnvollerweise werden aber auch Daten in maschinell auswertbarer Form (bspw. als csv-Datei) von Banken und Sparkassen übermittelt. Da an elektronische Kontoauszüge von der Finanzverwaltung keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen gestellt werden, werden diese selbstverständlich steuerlich anerkannt. Das Finanzamt München weist in einer Meldung vom Februar 2017 daraufhin, dass der Steuerpflichtige im Rahmen seines internen Kontrollsystems den elektronischen Kontoauszug bei Eingang

1. auf Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) prüfen und
2. diese Prüfung dokumentieren und protokollieren muss.

Aufpassen

Alle elektronischen Kontoauszüge müssen auch digital aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt definitiv nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO.

Das FA München führt aus, dass technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung nicht festgelegt werden können. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen aber grundsätzlich den Anforderungen der Abgabenordnung (AO), den Grundsätzen ordnungmäßiger Buchführung (GoB) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, s. BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl. I 2014, S. 1450) insbesondere in Bezug auf

• Vollständigkeit,
• Richtigkeit und
• Unveränderbarkeit

entsprechen.

Wie alle geschäftlich aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind digitale Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und bei eventueller Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Unser Tipp

Die Verwendung betriebswirtschaftlicher Software wie bspw. www.agenda-software.de oder ähnlicher Anbieter erleichtert Unternehmen die Einhaltung der Vorgaben.

Generelle Aufbewahrungsfristen gemäß der Abgabenordnung

Laut § 147 AO müssen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen, bestimmte Zollunterlagen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege sechs Jahre lang geordnet aufbewahrt werden.

Achtung

Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen müssen dagegen zehn Jahre aufbewahrt werden.

§ 147 Abs. 4 AO bestimmt, dass die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, beginnt bzw.

• das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde,
• der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde,
• der Buchungsbeleg entstanden ist und
• ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.