Word 2007: Steigern Sie Ihre Effizienz mit Formatvorlagen

Erstellen Sie regelmäßig Dokumente in Word und formatieren Sie diese stets in gleicher Weise, um eine Einheitlichkeit zu garantieren? Diese zeitaufwendige Arbeit sollten Sie sich ab heute mit Hilfe der (Schnell-)Formatvorlagen bei Word 2007 erleichtern.

Formatvorlagen, die Word 2007 in großer Auswahl zur Verfügung stellt, fassen verschiedene Formatierungsmerkmale – Schriftarten, Schriftauszeichnungen, Einzüge, Farbeinstellungen usw. – zu einer Art Muster zusammen, das Sie schnell mit einem Mausklick in Ihrem Dokument einsetzen können, ohne dass die Präzision leidet. Denn alle Formatierungen sind dauerhaft. Um die verschiedenen Formatierungsoptionen optimal zu nutzen, machen Sie sich mit den 5 Zugriffsvarianten vertraut.

Zugriffsvariante Nr. 1: Die Schnellformatvorlagen

Word 2007 stellt ausgewählte Formatierungsoptionen in der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen vor. Durch die schnelle Zugriffsmöglichkeit – dank der exponierten Lage – werden diese Formatvorlagen auch Schnellformatvorlagen genannt. Damit Sie die Effektivität dieser Vorlagen optimal nutzen können und keine Zeit dabei verlieren, Ihre gewünschte Formatierung innerhalb der Gruppe Formatvorlagen zu finden, verwendet Word zur Zeit nur knappe 20 Schnellformatvorlagen.

• Setzen Sie den Cursor in den betreffenden Textbereich, ob Satz, Wort oder Absatz. Oder Siemarkieren die jeweilige Textstelle.
• Klicken Sie die Registerkarte Start an.
• In der Gruppe Formatvorlagen öffnen Sie das Drop-down-Menü der Schnellformatvorlagen, indem Sie auf den untersten Pfeil (dieser hat einen Strich über dem Pfeil) neben dem Kasten der angezeigten Formatvorlagen – üblicherweise Standard, Kein Lee…und Überschrift…- klicken.
• Word 2007 zeigt Ihnen nun seine Schnellformatvorlagen mit den wichtigsten Merkmalen an.
• Bewegen Sie in Ruhe den Mauszeiger über die einzelnen Formatierungsoptionen. Per Livevorschau können Sie dabei beobachten, wie sich dies auf Ihre Textstelle auswirkt.
• Haben Sie gefunden, was Ihnen gefällt, klicken Sie auf diese Formatvorlage. Word 2007 wird sofort Ihre ausgewählte Textstelle entsprechend formatieren.

Wichtiger Hinweis:

Sollten Sie innerhalb dieser Textstelle bereits eine andere Formatierung, wie Kursiv vorgenommen haben, geht diese automatisch verloren.

Die schnelle Alternative:

Greifen Sie auf die Schnellformatvorlagen mit Hilfe der Minisymbolleiste zu, indem Sie den Textbereich markieren oder den gewünschten Absatz mit der rechten Maustaste anklicken. Klicken Sie zur Öffnung der Schnellformatvorlagen auf den Pfeil neben dem großen A mit dem Malsymbol. Diese Alternative erspart Ihnen natürlich auch den Wechsel zur Registerkarte Start, falls Sie gerade eine andere nutzen.

Zugriffsvariante Nr. 2: Die Schnellformatvorlagen-Sätze

• Innerhalb der Gruppe Formatvorlagen befindet sich die Schaltfläche Formatvorlagen ändern. Klicken Sie diese an.
• Im geöffneten Dialogfenster wählen Sie Formatvorlagensatz.
• Das Drop-down-Menü bietet Ihnen weitere Gruppen von Schnellformatvorlagen an wie beispielsweise Manuskript, Elegant, Modern etc.
• Bewegen Sie auch hier Ihren Mauszeiger über die einzelnen Formatvorlagen. Ihr Text wird sich entsprechend ändern – und zwar das gesamte Dokument, nicht nur die einzelne Textstelle. Dies ist der große Unterschied zu den Schnellformatvorlagen.
• Gefällt Ihnen eine der Formatierungen, klicken Sie auf die entsprechende Formatvorlage, um Ihr gesamtes Dokument im Layout zu ändern.

Zugriffsvariante Nr. 3: Den Aufgabenbereich Formatvorlagen verwenden

Manches Mal werden Sie bei den Schnellformatvorlagen nicht Ihre gewünschte Formatierung vorfinden. Greifen Sie in solchen Fällen auf den Aufgabenbereich Formatvorlagen zu.

• Markieren Sie die Textstelle oder den Absatz, den Sie formatieren möchten.
• Aktivieren Sie die Registerkarte Start.
• In der rechten Ecke der Gruppe Formatvorlagen gibt es eine kleine Schaltfläche – ein Quadrat mit einem Pfeil nach unten. Klicken Sie diese Schaltfläche an.
• Der Aufgabenbereich Formatvorlagen wird augenblicklich angezeigt. Leider verdeckt dabei das Dialogfenster einen Teil Ihres Textes. Doppelklicken Sie deshalb auf die Titelliste Formatvorlagen und Word 2007 platziert diesen Aufgabenbereich direkt neben Ihrem Dokument, das in etwas verkleinerter Bearbeitungsweise auf dem Bildschirm erscheint.
• Leider führt Word 2007 innerhalb des Aufgabenbereiches Formatvorlagen keine Livevorschau durch, d.h. Sie können nicht in der markierten Textstelle erkennen, wie sich die Formatierung auswirkt.
• Schalten Sie daher unbedingt die Option Vorschau anzeigen ein. Dadurch zeigt Word 2007 wenigstens in dem Dialogfenster Formatvorlagen an, wie die jeweilige Formatierung aussieht.
• Haben Sie die gewünschte Formatierung ausgewählt, klicken Sie es in der Liste an.

Zugriffsvariante Nr. 4: Durch die Optionen des Aufgabenbereichs Formatvorlagen noch mehr Formatierungsmöglichkeiten nutzen

Word 2007 kann noch weitaus mehr, denn auch im Aufgabenbereich Formatvorlagen haben Sie immer noch keinen Zugriff auf wirklich alle Formatierungsoptionen, die Word 2007 anzubieten hat. Es soll keine Verwirrung durch ein Zuviel an Informationen und Wahlmöglichkeiten aufkommen. Sie können dies allerdings ändern und sich gezielt Ihre Auswahl an Formatierungen anzeigen lassen.

• Öffnen Sie wie in Zugriffsvariante Nr. 3 beschrieben den Aufgabenbereich Formatvorlagen.
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Optionen rechts unten im Dialogfenster.
• Unter der Rubrik Anzeigende Formatvorlagen auswählenkönnen Sie bestimmen, welche Formatierungen angezeigt werden sollen:
  
  
  • Empfohlen ist die Standardvorgabe von Word 2007.Verwendet und Im aktuellen Dokument zeigen Ihnen die Formatierungen an, die Sie bisher eingesetzt haben.
  • Alle Formatvorlagen listet alle Formatierungsoptionen auf, die Word 2007 zu bieten hat – wählen Sie diese Einstellung aus.
  • Um diese Auswahl zu optimieren und/oder auch einzugrenzen, bestimmen Sie unter der Rubrik Sortierung für die Liste auswählendie entsprechenden Kriterien:
    
    
    • Alphabetisch führt diese von A bis Z auf.
    • Wie empfohlen ist die Standardvorgabe von Word 2007.
    • Schriftart gliedert nach Schriftart.
    • Basierend auf ordnet nach Standard und Absatz-Standardschriftart.
    • Nach Typ strukturiert nach Zeichen, Verknüpft (Absatz und Zeichen) und Absatz.
    • Bestätigen Sie mit Ihre gewünschten Einstellungen mit OK.
    • Wählen Sie schließlich aus der angezeigten Liste die Formatierung aus, die Sie benötigen – und klicken Sie diese in der Liste an.

Zugriffsvariante Nr. 5: Der Aufgabenbereich Formatvorlage übernehmen

• Markieren Sie die jeweilige Textstelle.
• Aktivieren Sie die Minisymbolleiste (siehe Zugriffsvariante Nr. 1).
• Öffnen Sie die Schnellformatvorlagen.
• Im Ausklappmenü wählen Sie die Option Formatvorlage übernehmen.
• Unter der Rubrik Formatvorlagenname können Sie sich die verschiedenen Formatvorlagen anzeigen lassen, indem Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche klicken.
• Wählen Sie Ihre Formatierung aus. Klicken Sie diese in der Liste an.
• Schließen Sie anschließend das Fenster.