Effizientes Arbeiten im Büro: 3 Tipps für Ihr Tagesprotokoll

20. Januar 2015

Effizient und effektiv: Mit dem Tagesprotokoll Ihre Arbeitsweise kontrollieren

Effizienter Arbeiten im Büro benötigt ein wenig Kontrolle von Ihrer Seite. Mit einem Zeitprotokoll – oder auch Tagesprotokoll – können Sie mühelos, einfach und schnell Ihre Arbeitsweise und Ihr Zeitmanagement unter die Lupe nehmen. Denn um Ihre Effizienz und Effektivität steigern zu können, müssen Sie erst einmal erkennen,

  • in welchen Arbeitsbereichen und bei welchen Arbeitsabläufe Zeiträuber und Zeitfresser in Ihrem Zeitmanagement lauern.
  • wie Sie Ihre Arbeitsabläufe zeitlich gestalten.
  • welche Störungen zu welcher Zeit auftreten.

 

Das Erstellen eines Tagesprotokolls hilft Ihnen weiter, ohne dass es viel Zeit in Anspruch nimmt.

 

Kontrollieren Sie Ihre Arbeitsweise mit einem Tagesprotokoll

 

Effizientes Arbeiten im Büro: Mit 3 Tipps ein Tagesprotokoll erstellen

Tipp 1: Störungen, Zeitfresser und Arbeitsweise auflisten

Für Ihr Tagesprotokoll benötigen Sie Kategorien, die Sie kontrollieren können. Listen Sie deshalb spontan solche Kategorien auf – wie beispielsweise

  • Telefon
  • E-Mal-Check
  • Internet surfen
  • Ablage/Dokumente suchen
  • Besucher
  • Störung Kollege/Vorgesetzter
  • Tagträumen
  • Small-Talk-Kollege
  • fehlende Informationen
  • unklare Anweisungen
  • undundund…was Ihnen selbst zu Ihren Arbeitsabläufe und Arbeitsweise einfällt. 


     

Tipp 2: Tabelle erstellen

Damit Sie Ihr Tagesprotokoll mühelos nutzen können, sollten Sie sich in Word oder in Excel eine Tabelle erstellen. Diese sollte für jede Kategorie, die Sie kontrollieren möchten, eine Zeile enthalten und für die Uhrzeiten entsprechende Spalten - beispielsweise

Kategorie

7.00

8.00

9.00

10.00

11.00

Telefon

 

 

 

 

 

E-Mail-Check

 

 

 

 

 

Ablage/Dokumente suchen

 

 

 

 

 

Besucher

 

 

 

 

 

 

Fertigen Sie sich am besten mehrere Kopien an oder speichern Sie es auf Ihrem Computer ab, so dass Sie in regelmäßigen Abständen (beispielsweise einmal im Monat) mit einem Tagesprotokoll Ihre Arbeitsweise kontrollieren können.

 

Tipp 3: Striche machen und auswerten

Legen Sie Ihr leeres Tagesprotokoll und einen Stift auf Ihrem Schreibtisch zurecht – und zwar an einen Platz, den Sie leicht und mühelos erreichen können, ohne dass er zu sehr Ihre Arbeit behindert. Machen Sie nun sofort, nachdem Sie eine bestimmte Tätigkeit durchgeführt haben oder ein Besucher sich verabschiedet hat, einen Strich in der jeweiligen Spalte der Kategorie und Uhrzeit.

 

Werten Sie am Ende Ihrer Arbeitszeit Ihr Tagesprotokoll aus:

  • Welche Kategorie hat die meisten Striche? Welche folgt an zweiter Stelle usw.?
  • Zu welchen Zeiten beansprucht welche Kategorie Ihre meiste Aufmerksamkeit und Arbeitszeit?
  • Wie wirkt sich dies auf Ihre Arbeitsweise und Ihren Arbeitsrhythmus aus?
  • Welche Schlussfolgerungen können Sie ziehen?
  • Welche Ideen für ein effizientes Arbeiten im Büro entstehen? Wollen Sie zukünftig beispielsweise die Bündelung bestimmter Aufgaben optimieren? Wollen Sie im Team Zeiten festlegen, in denen Störungen vermieden werden?

 

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