Hängemappen als Ablagesysteme im Büro: So steigern Sie deren Effizienz

Hängemappen als Ablagesysteme im Büro: Praktisch, bequem und schnell genutzt

Hängemappen sind ein Ablagesystem, auf das sehr gerne zurückgegriffen wird. Denn ob Sie diese nun in einer speziellen Hängemappenbox neben Ihrem Schreibtisch aufbewahren, im Registerauszug in Ihrem Schreibtisch oder in einem gesonderten Schrank für Hängemappen, in jedem Falle können Sie schnell die gewünschten Dokumente ablegen und haben ebenso einen schnellen Zugriff auf einsortierte Unterlagen. Allerdings bescheren die Hängemappen diese Effizienz nur, wenn Sie die folgenden Tipps beachten.

Büroorganisation: Ablagesystem mit Hängemappen - 5 Tipps für ein Mehr an Effizienz

Tipp 1: Reihenfolge beachten

Legen Sie Ihre Dokumente nicht wahllos in den Hängemappen ab. Sortieren Sie auch hier Ihre Unterlagen am besten chronologisch ein, d.h. zuoberst liegt immer das Dokument mit dem aktuellsten Datum. Dadurch ersparen Sie sich lange Suchereien.

Tipp 2: Eine Richtung beibehalten

Mal links, mal rechts, mal nach oben, mal nach unten – wer unüberlegt einfach das Dokument in die Hängemappe einsortiert, erzeugt in den Hängemappen nur Chaos. Die Folgen müssen Sie später tragen, wenn Sie Unterlagen herausholen möchten und diese auf dem Kopf stehen oder mit dem Deckblatt nach hinten abgelegt wurden. Deshalb behalten Sie eine einzige Richtung bei:

• die Schriftseite stets nach vorne, damit Sie sofort lesen können, was auf dem Dokument steht.
• den Seitenkopf nach links, damit nichts auf dem Kopf steht.

Tipp 3: Sichthüllen verwenden

Vorgänge, an denen Sie gerade arbeiten, können Sie visuell von den anderen Unterlagen in Ihrer Hängemappe abheben. Nutzen Sie eine farbliche Sichthülle, in der Sie vorübergehend die Unterlagen einordnen.

Tipp 4: Wegwerfen nicht vergessen

Entrümpeln Sie Ihre Hängemappen regelmäßig, um die Effizienz zu steigern. Kontrollieren Sie nach Beendigung einer Aufgabe, ob Sie Dokumente wegwerfen können, wie beispielsweise Notizen, Ideenkonzepte oder MindMaps. Bewahren Sie in Ihren Hängemappen wirklich nur die Unterlagen auf, die Sie aufheben müssen.

Tipp 5: Regelmäßig auslagern

Hängemappen besitzen nur einen begrenzten Aufnahmeumfang. Sortieren Sie deshalb volle Hängemappen um, entweder in Leitz Ordner oder ins Archiv.