Projektbudget: Wie Sie Entscheidungen beschleunigen!

2. Juli 2014

Frage trifft Antwort im Projektmanagement

 

<< zum Artikel  << 5 von 6  >>

 

Projektmanagement – Budgetentscheidungen beschleunigen – © Bianca Fuhrmann – Projekt-Voodoo ® auf www.business-netz.com

 

Ihre Frage:

„Ich bin IT-Projektleiter und verantworte ein Projektbudget von über einer Million Euro. So steht es zumindest auf dem Papier. Wenn ich dann wirklich etwas davon benötige, dann trete ich eine Bürokratie-Mühle ohnegleichen los. Gibt es denn keinen einfacheren Weg, um Budgetentscheidungen schneller herbeizuführen?"

Herr A. Schmitz, IT-Projektleiter


Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann:

Es ist schon verrückt, wenn man eine Million Euro verantwortet, aber selber nicht wirklich darüber verfügen kann.  

 

Projektmanagement – Projektbudget – © Bianca Fuhrmann – Projekt-Voodoo ® auf www.business-netz.com

 

Glauben Sie mir, Sie sind mit diesem unangenehmen Budgetvorgehen nicht alleine. Die wenigsten Projekte haben einen vernünftigen Projektbudgetprozess aufgesetzt. Und wenn Sie schnell handeln müssen, bremst Sie spätestens der Einkauf oder der allgemeine Budgetprozess aus. Und dabei ist es meistens egal, ob Sie teure Berater

© Bianca Fuhrmann

 

 

einkaufen oder den gern zitierten Bleistift. Lösungen haben die wenigsten, aber es geht auch viel einfacher.

 

Setzen Sie sich mit Ihrem Management hin und besprechen Sie Ihre Lage. Zeigen Sie, wie sehr Sie diese Entscheidungsmarathons im Projektfortschritt ausbremst und bieten Sie die folgende Lösung an:

 

Definieren Sie mit dem Management zwei Budgetgrenzen und wie mit ihnen umgegangen werden soll

1. Grenze:
Bei der ersten Grenze dürfen Sie beispielsweise bis zu einer Höhe von 1.000 Euro selber entscheiden. Diese Grenze hat sich bei einem Gesamtbudget von ca. 1 Million Euro bewährt. 

2. Grenze:

Bei der zweiten Grenze setzen Sie das Vier-Augen-Prinzip an. Das bedeutet, dass ein anderer Projektleiter mit Ihnen über Ihre Budgetausgabe entscheiden muss und Sie gemeinsam die Verantwortung tragen. Hier ist es hilfreich, zum einen den Projektleiter gleich in diesem Gespräch zu bestimmen und zum anderen die Budgetgrenze bei ca. 10.000 Euro anzusetzen. Mein besonderer Tipp, seien Sie bei der Wahl des Projektleiters kooperativ und akzeptieren Sie den Projektleiter, den das Management vorschlägt. Dieser Kompromiss mindert Vorurteile und Ängste.

 

Alles, was über dieser zweiten Grenze liegt, muss immer durch den Unternehmensbudgetprozess laufen.

 

Projektmanagement – Budget-Entscheidungsprozess – © Bianca Fuhrmann – Projekt-Voodoo ® auf www.business-netz.com

 

Bei diesem Vorgehen definieren Sie am besten gleich auch

  • wie die Buchhaltung und das Controlling stattfinden sollen
  • wie der Einkauf in diesen „eigenen Budgetprozess“ eingebunden wird
  • und wie oft man so handeln darf.

© Bianca Fuhrmann

 

Sonst unterstellt man Ihnen noch, dass Sie mit vielen 1.000 Euro-Abbuchungen das Projektkonto leerräumen würden. Das muss nicht sein.

 

Ich kenne viele Projekte, die mit diesem Vorgehen erheblich an Geschwindigkeit gewonnen haben. Und nicht nur das: Projektleiter, die diese Privilegien genießen, sind sich der Verantwortung durchaus bewusst und geben das Projektbudget weitaus umsichtiger aus, als wenn es eine anonyme Größe ist. Denn man hat nun das Gefühl, es geht durch die eigenen Hände und es wird nicht von irgendeiner Kostenstelle abgebucht.
Dabei bringt dieser Projektbudgetprozess sowohl für den Projektleiter als auch für das Management große Vorteile. Denn das Management freut sich über weniger Entscheidungsanfragen und hat somit mehr Zeit für andere Fragestellungen. Kurzum: ein Gewinn auf beiden Seiten.

 

Mein Tipp zum Schluss:

Bestimmen Sie für jedes Projekt die Grenzen und ändern Sie den Entscheidungspartner für das Vier-Augen-Prinzip aufs Neue.

So bleiben Sie flexibel und man kann Ihnen keine allzu große „Verbrüderung“ mit dem anderen Projektleiter vorwerfen.

 

Probieren Sie es aus! Es würde mich freuen, wenn Sie Ihre Erfahrung per Kommentar uns mitteilen würden.

 

Ihre Bianca Fuhrmann

 

Sie haben auch eine Frage zum Thema Projektmanagement?

In unserer Rubrik Frage trifft Antwort im Projektmanagement beantwortet Bianca Fuhrmann Ihre Fragen zu Projektalltag oder Projektkrisen

 

Das Buch zum Thema:

PROJEKT-VOODOO®
Wie Sie die Tücken des Projektalltags meistern und selbst verfahrene Projekte in Erfolge verwandeln.

 

 

 

<< zum Artikel  << 5 von 6  >>

Bianca Fuhrmann, Expertin für professionelles und innovatives Projektmanagement und Autorin des Buches Projekt-Voodoo®, verstärkt unser Autorenteam. mehr
Interview mit Bianca Fuhrmann, Expertin für Projektmanagement und Autorin des Buchs Projekt-Voodoo®: Gegen die Tücken des Projektalltags mehr
Frage trifft Antwort! Die Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann beantwortet Ihre Fragen zu Projektalltag und Projektkrise mehr
Mündliche Absprachen werden schnell zur Kommunikationsfalle! Zum verabredeten Zeitpunkt stellt man fest: das Vereinbarte ist nicht passiert! Drei Tipps und eine goldene Regel für Ihre gelungene Führungskommunikation von Bianca Fuhrmann mehr
Sieben Meetingtipps, die es in sich haben. Jeder für sich alleine ist schon hilfreich, aber alle zusammen machen aus Ihren Besprechungen einen Produktivitätsgaranten, verspricht Bianca Fuhrmann. Hören Sie doch mal rein in ihren Podcast. mehr