Den Verlauf eines Meetings bestimmen Sie durch Ihre zeitliche Einteilung. Halten Sie sich dafür an die 60: 20: 20 Regel, die Ihnen sowohl Zeit für dringende Aufgaben als auch für Unvorhergesehenes und Pausen einräumt. So halten Sie garantiert nicht nur die Zeit ein, sondern können oft genug Zeit einsparen.

Die 60: 20: 20 Regel im Überblick

60 Prozent der Zeit des Meetings…

…reservieren Sie für wichtige Aufgaben und Besprechungspunkte. Sei es, über Routineaufgaben oder Vorgaben zu informieren. Oder einen Bericht über aktuelle Erhebungen zu diskutieren. Überlegen Sie deshalb bei Ihrer Vorbereitung des Meetings gut, wie viel Zeit Sie für welchen Tagesordnungspunkt einplanen. Addieren Sie anschließend alle verplanten Minuten zusammen – und berechnen Sie, ob Sie die 60 Prozent schon überschritten haben. Hinweis:

• Bei einem 30 minütigen Meeting sind 60%: 18 Minuten
• Bei einem 60 minütigen Meeting sind 60%: 36 Minuten
• Bei einem 90 minütigen Meeting sind 60%: 54 Minuten

20 Prozent der Zeit des Meetings…

…verplanen Sie als Puffer, d.h. für unvorhergesehene Themen, Besprechungspunkte, die aktuell aufgenommen werden müssen oder um eventuell eine Diskussion zum Ende zu bringen. Sollten keine weiteren Themen besprochen werden müssen, können Sie das Meeting frühzeitig beenden – und so Zeit sparen.

20 Prozent der Zeit des Meetings…

…halten Sie für soziale Aktivitäten frei, d.h. für Pausen, Gespräche, Mittagessen oder Pausensnacks. Aber auch für soziale Anerkennung wie das Gratulieren zum erfolgreich abgeschlossenen Projekt.

Mein Tipp:

Kontrollieren Sie bei Ihrer Nachbereitung stets, wie gut Sie die 60: 20:20 Regel einhalten konnten. Notieren Sie unbedingt, was die Ursache für das Nichteinhalten war. Und überlegen Sie, wie Sie dies zukünftig ändern können.