Büroorganisation: Ablagesystem kontrollieren

Das Jahr neigt sich dem Ende zu: Beste Zeit die Ablage und das Ablagesystem zu überprüfen. Denn so manches kann entsorgt oder ins Archiv verlagert werden. Richten Sie bei Ihrem Aufräumen Ihren Fokus erst einmal auf folgende Fragen:

• Wie zufrieden Sie sich grundsätzlich mit Ihrer Organisation im Büro?
• Sorgt Ihre Ablage für Ordnung?
• Finden Sie in Ihrem Ablagesystem schnell und mühelos alles wieder?
• Gibt es eine Struktur innerhalb Ihrer unterschiedlichen Ablagesysteme wie Schreibtisch, Schrank, Computer und Archiv, die einheitlich ist?
• Was würden Sie aufgrund Ihrer Analyse an Ihrem Büromanagement ändern wollen?
• Was können Sie jetzt entsorgen?
• Was muss ins Archiv verlagert werden?

Die Ablage entschlacken: Ab ins Archiv in Ablageboxen

Bevor Sie allerdings etliche Unterlagen und Dokumente ins Archiv verlagern, müssen Sie entscheiden, wie diese dort am besten aufbewahrt werden sollen. Gut geeignet sind hierfür Ablageboxen, die Ihre Dokumente

• vor Staub schützen.
• trocken lagern
• und platzsparend im Archiv lagern.

Allerdings ist nicht jede Ablagebox für alles gut geeignet. Überlegen Sie deshalb vor der Anschaffung von Ablageboxen:

• Müssen einzelne Unterlage für bestimmte Vorgänge wieder herangezogen werden? Dann sollten Ablageboxen, die nebeneinander gestellt werden können, gekauft werden.
• Soll eine chronologische oder alphabetische Ordnung innerhalb der einzelnen Archivboxen gewährleistet sein? Dafür verwendet man am besten die Archivschachteln mit Verschlussklappe der Firma Leitz, in der auch Hängemappen mit Reiter gehängt werden können.
• Sollen die Archivboxen nebeneinander oder aufeinander gestellt gelagert werden? Für das nebeneinander Platzieren eignet sich die Ablagebox von R-Kivel; für das übereinander Stapeln die Archivbox von R-Kivel.
• Sollen die kompletten Unterlagen im Ordner abgelegt werden? Dann eignet sich am besten eine große Archivschachtel der Marke Leitz zur Verstauung.