Der Projektpate sollte im Projektmanagement nicht fehlen

Innerhalb des Projektmanagements treten immer wieder Situationen auf, die eine Entscheidung auf oberster Ebene fordern. Sei es,

• weil eingetretene Probleme den Zeitverlauf des Projektes behindern.
• weil eine Änderung des Projekt-Zieles aufgrund der Entwicklungen und/oder Forschungsergebnisse notwendig wird.
• weil das Budget für das Projekt ausgereizt ist.
• weil ein erhöhter Krankenstand den Fortgang des Projekts gefährdet.
• weil das Projektteam durch das Ausscheiden eines Mitarbeiters seinen Aufgaben nicht mehr nachkommen kann.

Als Führungskraft wüssten Sie zusammen mit dem Projektleiter sofort was zu tun wäre. Doch die Entscheidungsbefugnis liegt auf oberster Ebene. Dann einen Steuerkreis ins Leben zu rufen, kostet eins: Viel zu viel Zeit. Deshalb sollten Sie zu Beginn eines beginnenden Projektes stets einen Projektpaten suchen und finden.

Der Projektpate als Mittelsmann

Denn der Projektpate ist stets Mitglied dieser obersten Ebene und dient als direkter Ansprechpartner für den Projektleiter – und zwar in allen Angelegenheiten. So kann schneller agiert und reagiert werden. So können Entscheidungen rasch getroffen und vollzogen werden. Klären Sie deshalb:

• Wer nimmt diese Funktion des Projektpaten in Ihrem Projekt ein?
• Welche Eigenschaften sollte der Projektpate mitbringen, wie beispielsweise gute Erreichbarkeit, stets im Unternehmen anwesend?
• Welche Kriterien der Zusammenarbeit – also zwischen Projektpaten und Projektleiter – werden definiert?
• Wie oft will und soll der Projektpate über den Verlauf des Projektes informiert werden?
• Worüber soll der Projektpate informiert werden und wie – per Bericht oder im Gespräch?
• Soll der Projektpate nur herangezogen werden, wenn kritische Situationen auftreten?
• Welche Fakten und Daten werden in diesen Situationen vom Projektpaten benötigt?
• Welche Fragestellung bzw. welches Problem soll zur Lösung gelangen, d.h. welche Entscheidung wird gefordert?
• Wie könnte die Wirkung des Projektpaten ohne großen Zusatzaufwand verstärkt werden?