Orga-Management

Von Matthias Hoffmann

Ihr beruflicher Alltag ist entscheidend geprägt von Ihrem persönlichen Arbeitsstil. Er ist vor allem bestimmt von Ihren Neigungen und Gewohnheiten.

Ihren persönlichen Arbeitsstil können Sie als einen kontinuierlichen Prozess betrachten, in dessen Verlauf Sie Ihre Methoden ständig verbessern und ggf. neuen Gegebenheiten anpassen.

Bauen Sie dazu Ihre persönlichen Stärken nach Möglichkeit genauso aus, wie Sie Ihre Schwächen aufbessern sollten. Prüfen Sie zu Beginn Ihren derzeitigen Arbeitsstil anhand der folgenden Checkliste.

Checkliste für Ihren Download

Erfassen Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil

Richten Sie den Blick auf das Wesentliche

Eine spürbare Entlastung in Ihrer täglichen Arbeit erfahren Sie, indem Sie sich vor allem auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

Verbessern Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil, indem Sie jede Aufgabe mit den „4 Wieso der Entlastung“ kritisch hinterfragen:

Wieso überhaupt?

Wieso ausgerechnet Sie?

Wieso gerade jetzt?

Wieso auf diese Weise?

Expertenrat

Schreiben Sie sich die 4 Wieso der Entlastung auf einen Zettel. Bringen Sie diesen – nur für Sie sichtbar – in Ihrem Blickfeld an. Eine solche „Entlastungskarte“ wir Ihnen helfen, unnötige Arbeiten aus Ihrer Tagesplanung zu verbannen.

Eliminieren Sie überflüssige Aufgaben aus Ihrem Tagesgeschäft

Insbesondere bei weniger wichtigen Dingen können Sie viel Zeit sparen. Machen Sie sich mit selbstkritischen Fragen bewusst, dass manche Aktivitäten überflüssig sind:

• Prüfen Sie, ob Sie eine Dienstreise wirklich antreten, ein Meeting unbedingt einberufen oder einen Bericht schreiben müssen etc.
• Hinterfragen Sie, ob Sie einen Besucher wirklich empfangen oder eine Anfrage unbedingt – selbst – beantworten müssen.
• Überlegen Sie, ob Sie bestimmte Statistiken wirklich regelmäßig weiterführen müssen o. Ä.

Übertragen Sie notwendige Aufgaben auf Ihre Mitarbeiter

Vertrauen Sie auf die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Nutzen Sie jede Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren. Stellen Sie sich bei jeder Aufgabe die Frage,

• ob diese Aufgabe nicht ein anderer übernehmen kann,
• ob Sie überhaupt zuständig sind,
• ob hier möglicherweise eine Rückdelegation vorliegt.

Mit diesen Selbstentlastungsfragen vermeiden Sie es, Aufgaben anzunehmen, die Sie nicht wirklich selbst erledigen müssen.

Halten Sie die Termine in Ihrem Tagesplan ein

Lassen Sie sich nicht durch falsche Zeitpunkte von Ihrem Tagesplan abbringen. Hinterfragen Sie deshalb bei jeder Arbeit,

• weshalb dieses Problem jetzt gelöst werden muss,
• sich eine Tätigkeit nicht sinnvoller auf später verschieben lässt oder ob
• jetzt der wirklich günstigste Zeitpunkt ist.

Durch diese Fragen sparen Sie viel Zeit, weil Sie zuerst Ihre wichtigen Aufgaben konsequent zu Ende führen können.

Rationalisieren Sie konsequent Ihre Arbeitsabläufe

Hinterfragen Sie Ihre eingeschliffenen Methoden immer wieder neu. Suchen Sie gezielt nach Möglichkeiten, Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Stellen Sie sich deshalb die Frage,

• ob Sie einen Geschäftsbrief jedes Mal mit einem ebenso großen Zeitaufwand beantworten müssen oder nicht einfach zum Telefon greifen,
• ob Sie bei einer Aufgabe neue Arbeitsverfahren oder -mittel einsetzen oder
• wie Sie einen Vorgang weiter rationalisieren können.

Durch solche Fragen können Sie oft nicht zu unterschätzende Einsparungen in Ihrem Tagesplan erreichen.