Rücksendung von Bewerbungsunterlagen: Als Arbeitgeber und Unternehmen sollten Sie an Ihr Image denken

28. September 2012

Rücksendung von Bewerbungsunterlagen: Leider keine Selbstverständlichkeit mehr

Viele Bewerber können – leider – ein Lied davon singen: Auf viele versandte Bewerbungsunterlagen gibt es keine Rückmeldung, der Arbeitgeber schweigt. Manches Unternehmen sendet wenigstens eine Absage, ohne jedoch die Unterlagen zurückzusenden. Andere kommen der Verpflichtung bei, sich um eine Rücksendung der Bewerbungsunterlagen zu kümmern, aber auf diesen gibt es Kaffeeflecken oder Eselsohren. Im schlimmsten Falle, wie beim Britischen Konsulat in Frankfurt, werden die Bewerbungsunterlagen aus der Bewerbungsmappe genommen, diese zusammen geheftet und mit einem Dreifach-Locher bearbeitet, um diese beschädigten Bewerbungsunterlagen (ohne Bewerbungsmappe) nach Ende des Bewerbungsverfahren an den Bewerber zurückzusenden.

 

Rücksendung von Bewerbungsunterlagen

 

Keine Rücksendung der Bewerbungsunterlagen: Sie schaden Ihrem Image als Arbeitgeber

Jeder Bewerber beherzigt es: Sich mit den Bewerbungsunterlagen positiv zu präsentieren. Nur so manches Unternehmen – und damit der potenzielle Arbeitgeber – ignoriert dieses Prinzip. Denn nicht zurückgesandte bzw. beschädigte Bewerbungsunterlagen tragen zu keinem positiven Image als Arbeitgeber bei. Im Gegenteil: Als Unternehmen und Arbeitgeber zeigen Sie dabei eine mangelnde Wertschätzung gegenüber Ihrem potenziellen Mitarbeiter.

Einen Eindruck, den Sie sich als Arbeitgeber einfach nicht mehr leisten können. Denn der demografische Faktor schlägt unbarmherzig zu. Der War of talents hat längst begonnen. Deshalb punkten Sie bereits im allerersten Stadium der Bewerbung: Bei den Bewerbungsunterlagen.

 

Rücksendung der Bewerbungsunterlagen: Punkten Sie hierbei gezielt

 



Tipp 1: Pflicht nachkommen

Als Arbeitgeber müssen Sie jede Bewerbung, die aufgrund Ihrer Initiative (Zeitungsinserat, Anfrage beim Arbeitsamt, Inserat auf einer Online-Jobbörse) bei Ihnen eingeht, sorgfältig aufbewahren und nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens auf Ihre Kosten unbeschädigt zurücksenden.

 

Tipp 2: Eingang bestätigen

Gute Mitarbeiter sind heute begehrter denn je. Sichern Sie sich also die Talente, indem Sie sofort den Erhalt der Bewerbungsunterlagen bestätigen.

 

Tipp 3: Rücksendung der Bewerbungsunterlagen personalisieren

Behandeln Sie die Bewerbungsunterlagen gewissenhaft. Sollte Sie sich für einen anderen Bewerber entscheiden, senden Sie die kompletten Bewerbungsunterlagen mit einem freundlichen Anschreiben zurück, indem Sie dem Bewerber alles Gute für seine Zukunft wünschen. 

 

Tipp 4: Achtung AGG

Achten Sie immer darauf, dass Sie eine Absage nicht begründen oder kommentieren dürfen - anderenfalls besteht die Gefahr, eine laut Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbotene Diskriminierung zu begehen.

Haben Sie ein arbeitsrechtliches Problem?

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Kommentare

Nicht immer zutreffend

1. Wenn das Unternehmen explizit auch Onlinebewerbungen anbietet (ggf. sogar über ein eigenes Kontaktbewerbungsformular) ist es seitens eines Hartz4-Empfängers finanziell leichtsinnig, derartige kostenlose Bewerbungswege nicht zu nutzen. Unser Unternehmen würde derartige Bewerbungen auch nicht zurückschicken.

2. Thema Rücksendung: Sowohl der Betreuer beim Arbeitsamt, als auch im Stellenangebot, wird dem Bewerber kenntlich gemacht, dass keine Rücksendung erfolgt. Eine Bestätigung (extra aufgeführt) im Online-Formular durch den Bewerber, der einer fortführenden Datenspeicherung durch Setzen des Häkchens zustimmt, ist auch mittlerweile üblich.

3. Wenn Bewerber sich für eine Stelle in Deutschland bewerben, die Recherche zu diesen Personen aber durch im Ausland befindliche Büros und NLs durchgeführt wird (z. B. bei Apple, MS sowie allen internationalen Unternehmen) erfolgt keine Datenlöschung.

Bewerbungsmappen sind Eigentum des Bewerbers

Laut Aussage eines Fachanwalts für Arbeitsrecht hat jeder Arbeitgeber die Bewerbungsmappen und Unterlagen zurückzusenden, da es sich dabei um Eigentum des Bewerbers handelt. Im Übrigen ist man heute bei den Kosten, die für Kopien, Mappe und Fotos anfallen schnell bei einem Betrag um die 8 - 10 Euro. Da ist es nicht zuviel verlangt, 1,45 Porto für die Rücksendung aufzuwenden. Wenn einem Unternehmen das bereits zu viele Kosten verursacht und zu aufwändig ist, sollten sie besser gleich andere Wege der Personalaquise in Erwägung ziehen. Auch sei an die vielen Arbeitslosen und Hartz4 Empfänger gedacht, die sich auf jeden Vermittlungsvorschlag bewerben müssen, egal ob sinnvoll oder nicht. Die heißen auch nicht Rockefeller und zahlen das aus ihrer Portokasse, sonst würden sie sich um die Stelle auch nicht bewerben. Im Übrigen stimme ich dem Hauptbeitrag zu: Bei mir als Bewerber kommt es schlecht an, wenn ich nicht informiert werde, was mit meiner Bewerbung geschieht. Dabei ist es mir egal, ob ich die Mappe zurückbekomme oder nicht. In 80 % der Fälle kann ich die Mappe und Unterlagen ein zweites Mal nicht verwenden. Ich habe schon Zeugniskopien mit Textmarker oder schriftlichen Kommentaren zurück erhalten. Wo wäre hier das Problem gewesen, die Unterlagen für die erste Sichtung mal durch den Kopierer laufen zu lassen? Aber es gibt auch Unternehmen da läuft das einwandfrei. Wenn man nicht zum gewünschten Bewerberkreis gehört, erhält man seine Unterlagen innerhalb einer Woche mit nettem Anschreiben zurück.

Rücksendepflicht gerichtlich nicht geklärt

Sorry für die verzögerte Antwort, aber wir mussten uns diesbezüglich auch erst einmal schlau machen.

Es gibt diesbezüglich keine uns bekannte höchstrichterliche Entscheidung. Die meisten Arbeitsrechtsexperten gehen allerdings davon aus, dass der Arbeitgeber – zumindest dann, wenn die Bewerbung auf seine Initiative zurückgeht, er also in Zeitungsinserat aufgesetzt oder beim Arbeitsamt angefragt hatte - diese nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens auf seine Kosten unbeschädigt zurückgeben bzw. zurücksenden hat.
Die diesbezüglich häufig genannten Rechtsgrundlagen §§ 985 bzw. 670 BGB überzeugen allerdings nicht wirklich.

Das Amtsgericht Bonn hat in seinem Beschluss vom 08.12.2006 (Az.: 13 C 435/06) im Zusammenhang mit der Rechtsfrage zur Bekanntgabe des Namens eines Chiffreinserenten festgestellt:
„Es gibt auch keine Verpflichtung für einen Inserenten ihm zugesandte Unterlagen zurückzusenden. Angesichts der Vielzahl von Bewerbungen auf entsprechende Stellen ist dies wohl auch kaum durchführbar. Geschieht dies dennoch, handelt es sich um einen Akt der Noblesse, aber keine Verpflichtung.“

Der Bundesbeauftragte für Datenschutz schreibt auf seiner Homepage bezüglich des AGGs bspw. folgendes:
Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht beziehungsweise an den Bewerber zurückgegeben werden. Der Arbeitgeber darf und sollte die Unterlagen und/oder eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren jedoch für einen gewissen Zeitraum aufbewahren, um sich gegen einen etwaigen Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Antidiskriminierungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Der Schutz vor Diskriminierungen erstreckt sich auf das gesamte Arbeitsleben – vom Anbahnungsverhältnis bis zur Beendigung und damit auch auf das Bewerbungsverfahren. Nach dem AGG müssen Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche innerhalb einer Zweimonatsfrist geltend gemacht werden (§ 15 Abs.4 AGG). Der Gesetzgeber hat die kurze zweimonatige Verjährungsfrist von Ansprüchen nach dem AGG mit der Begründung aufgenommen, dass „dem Arbeitgeber nicht zugemutet werden soll, Dokumentationen über Einstellungsverfahren bis zum Ablauf der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren aufbewahren zu müssen“. Es ist also davon auszugehen, dass eine lange Verjährungsfrist nicht gewollt ist. Daher sind Bewerbungsunterlagen bei einer ablehnenden Bewerbung nach zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung an den Bewerber zurückzugeben oder aber zu vernichten. Auch das Bewerbungsschreiben, das häufig sensible Angaben, zum Beispiel über Ausbildung, Fähigkeiten, Werdegang, familiäre Verhältnisse etc. enthält, gehört zu den Bewerbungsunterlagen. Wenn die Tatsache einer Bewerbung seitens des potentiellen Arbeitgebers festgehalten werden soll, reicht es aus, eine Ablichtung des Absageschreibens aufzubewahren.

Diese Auffassung ist natürlich ebenfalls nicht rechtlich bindend.

Rechtliche Grundlage der Zurücksendung der Bewerbungsunterlagen

Alles schön und gut, aber welche rechtliche Grundlage gibt es fürs Zurücksenden der Bewerbungsunterlagen?
Sicherlich, Eigentumsrechte, aber wo sind die niedergeschrieben?

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