Mit Zwischenablagen mehr Ordnung auf dem Schreibtisch

17. Februar 2011

Wollen Sie bereits beim Posteingang die Entstehung von Papierstapeln verhindern? Haben Sie mit der Methode Wiedervorlage den Überblick verloren? Arbeiten Sie an vielen Vorgängen, die nur kurzfristig auf Ihrem Schreibtisch bleiben, bevor Sie diese weiterleiten? In solchen Fällen lohnt sich der Einsatz einer Zwischenablage. Erfahren Sie jetzt, welche 3 Varianten der Zwischenablage Sie nutzen können.

 

Die Zwischenablage sorgt für Ordnung auf Ihrem Schreibtisch: 3 Varianten

Ordnungsmappen

 

Variante Nr. 1: Die Tages- oder Wochenmappe

Für diese Zwischenablage benötigen Sie eine Ordnungsmappe mit zwölf Fächern. Beschriften Sie die Fächer entsprechend den Unterlagen, die bei Ihnen täglich oder wöchentlich anfallen, wie beispielsweise Telefonate, Korrespondenz, Lesen, Ideen, Rücksprachen, Weiterleiten, Projekte, Besprechung, Geschäftsreisen. Diese Art der Zwischenablage ist eine Ergänzung Ihrer To-do-Liste.

Diese Zwischenablage wird Sie nur entlasten, wenn Sie eine funktionierende To-do-Liste führen. Denn Sie vermerken in Ihrer To-do-Liste, in welchem Fach Ihrer Zwischenablage Sie die Unterlage abgelegt haben, damit Sie die Aufgabe auch erledigen. Ansonsten risikieren Sie, dass Ihre Tages- oder Wochenmappe gigantisch anwächst.  

 

Variante Nr. 2: Die Ordnungsbox

Mit Hilfe einer Ordnungsbox können Sie die Hängemappen oder die Aktionsmappen, in denen Sie die Unterlagen kurzzeitig ablegen, alphabetisch anordnen. Notieren Sie mit Bleistift auf den Reiter der jeweiligen Mappe den Namen des Projektes oder des Vorgangs. So können Sie nach Beendigung des Arbeitsvorgangs die Mappe für ein neues Projekt immer wieder neu verwenden. Der Vorteil dieser Zwischenablage ist: Sie haben die notwendigen Unterlagen in der Nähe Ihres Schreibtisches griffbereit zur Hand. Auch können Kollegen oder Ihr Vorgesetzter Dokumente auffinden, falls Sie einmal krank werden sollten.

 

Variante Nr. 3: Die Wechselablage

Arbeiten Sie öfters an temporären Aufgaben, zu denen Sie über einen längeren Zeitraum Informationen, Dokumente und Unterlagen sammeln und zusammenstellen müssen, lohnt sich der Einsatz der Wechselablage. Denn gerade für komplexere Aufgabe ist diese bestens geeignet. Dafür legen Sie sich fünf Hängemappen in Ihrer Hängeregistratur an. Beschriften Sie die Reiter nur mit den römischen Ziffern – also von I bis V. So müssen Sie nicht lange überlegen, welches Schlagwort Sie der Aufgabe geben möchten.

Jede dieser Mappen wird einer temporären Aufgaben zugeordnet, beispielweise die Mappe I für das Erstellen Ihrer Präsentation beim Kunden Schmidthuber. Damit Sie den Überblick behalten, vermerken Sie auf Ihrer To-do-Liste, welche Unterlagen Sie in welcher temporären Mappe abgelegt haben. Nach Fertigstellung der jeweiligen Aufgabe wird die temporäre Mappe ausgeräumt und die Unterlagen in den entsprechenden Ordnern abgelegt – so verfügen Sie wieder über eine leere temporäre Mappe.



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