Clever: Zeit sparen mit der E-Mail-Tagesablage

23. April 2010

Bei jeder E-Mail, die Sie erhalten und die Sie gelesen haben, müssen Sie zwei Dinge entscheiden: Was damit zu geschehen hat und bis wann. Richten Sie sich zu Ihrer Erleichterung eine Tagesablage ein.

 

Nicht jede E-Mail, die Sie erhalten und gelesen haben, kann auch sofort beantwortet werden. Manches Mal müssen Sie erst einiges klären oder bearbeiten, bevor Sie eine Antwort senden. Oder Sie haben bei der Sichtung Ihrer E-Mails nicht mehr genügend Zeit für seine Sofort-Antwort. Für solche Fälle benötigen Sie eine E-Mail-Tagesablage, die Ihnen einige Vorteile beschert:

  • Zeitersparnis - da Sie die unbeantworteten E-Mails nicht nochmals aus Ihrem Posteingang heraussuchen müssen.
  • Erinnerungsanker – Sie wissen, alle E-Mails, die Sie beantworten möchten, befinden sich in dem entsprechenden Tagesablage-Ordner.
  • To-Do-Erfolgserlebnis – am Ende des Tages haben Sie alle E-Mails in Ihrem Tagesablage-Ordner bearbeitet. Dies beschert Ihnen ein gutes Gefühl.

 

Richten Sie sich noch heute eine E-Mail-Tagesablage ein.

Mit nur wenigen Schritten gelingt es Ihnen:

  1. Legen Sie sich in Ihrem jeweiligen E-Mail-Programm zwei Ordner an: Den einen Ordner nennen Sie „Heute“, den zweiten Ordner „Beantwortet“.
  2. Schieben Sie sofort beim Sichten all Ihre E-Mails, die Sie im Laufe des Tages beantworten möchten, in den Ordner „Heute“.
  3. Jede E-Mail, die Sie später aus dem „Heute“-Ordner bearbeitet und beantwortet haben, entfernen Sie umgehend aus diesem Ordner. Dafür stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung:

    1. Sie schieben diese in den Papierkorb und löschen sie.
    2. Sie legen sie im Ordner „Beantwortet“ ab.
    3. Sie drucken die E-Mail mit Ihrer Antwort aus und legen Sie in der entsprechenden Hängemappe ab.
    4. Sie verschieben die E-Mail und Ihre Antwort direkt in den entsprechenden Kunden- oder Vorgangsordner auf Ihrem PC.


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