Dienstreisen steuerlich absetzen - das sollten Sie wissen

18. Juni 2014

Steuerliche Behandlung der Reisekosten bei Dienstreisen 

Die steuerliche Behandlung der Reisekosten bei Geschäftsreisen ist seit 2014 durch den Gesetzgeber vereinfacht worden. Selbstverständlich ist es dabei geblieben, dass die eigenen Reisekosten des Unternehmers weiterhin als Betriebsausgaben gelten.

 

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Für die Übernahme der Kosten der Dienstreise des Arbeitnehmers stehen dem Arbeitgeber drei Alternativen zur Verfügung, die folgende Konsequenzen nach sich ziehen.

  • Erstattet der Arbeitgeber die als Werbungskosten abzugsfähigen Reisekosten, wird der erstattete Betrag nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt -  unterliegt auch nicht der Sozialversicherung. Wenn der Arbeitgeber einen geringeren Erstattungsbetrag zahlt, darf der Arbeitnehmer die Differenz als eigene Werbungskosten geltend machen.
  • Wenn der Arbeitgeber die Reisekosten nach festen unternehmenseigenen Sätzen erstattet, bleiben für den Arbeitnehmer nur diejenigen Beträge steuerfrei, die nicht über den amtlichen Pauschsätzen liegen. Dies führt in solchen Fällen dazu, dass zusätzlich Lohnsteuer auf die überhöhte Erstattung entrichtet muss.
  • Wenn der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen pauschal ersetzt,  bleibt die Erstattung  in Höhe der gesetzlichen Pauschbeträge steuerfrei. Darüber hinaus gehende Erstattungen können bis zum Doppelten der Pauschbeträge pauschal mit 25 % vom Betrieb versteuert werden.


Übernachtungskosten sind selbstverständlich ebenfalls als Reisekosten abzugsfähig. Der Arbeitnehmer kann die tatsächlichen Übernachtungskosten in seiner Steuererklärung selbst als Werbungskosten abziehen,  wenn  der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten nicht steuerfrei erstattet hat. Der Aufwand für ein Hotel muss dann durch entsprechende  Belege nachgewiesen werden. Der Arbeitgeber darf bei Inlandsreisen dem Arbeitnehmer steuerfrei entweder die

  • nachgewiesenen Übernachtungskostenerstatten oder
  • ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 € zahlen.

 

Für Übernachtungen im Ausland können die Übernachtungskosten (ohne Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen) mit bestimmten, vom Bundesfinanzministerium festgelegten Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Bei längerfristigen beruflichen Tätigkeiten an derselben inländischen Tätigkeitsstätte darf der Arbeitnehmer nach Ablauf von 48 Monaten dagegen nur noch Unterkunftskosten bis maximal 1.000 € pro Monatals Werbungskosten abziehen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten bekommen.

 

Aufpassen

Bei Hotelrechnungen müssen die Kosten für das Frühstück sowie das Mittag- und Abendessen herausgerechnet werden. Wenn diese Kosten in der Rechnung nicht separat ausgewiesen sind, sind müssen bei einer Auswärtstätigkeit im Inland pro Nacht

  • für das Frühstück 20 % und
  • für das Mittag- oder Abendessen jeweils 40 %

des aktuell maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden abgezogen werden.

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